Otsikon kysymykseen on tietysti miljoonia vastauksia.
Stream-tapahtumat, eli suomeksi livenä toteutettavat virtuaalitapahtumat, ottivat valtavan harppauksen vuonna 2020, ja levisivät ison yleisön tietoisuuteen. Tuoreudestaan ja uuden trendin nopeasta synnystä johtuen virtuaalitapahtuman tuottamisen vaiheet eivät välttämättä ole kaikille vielä tuttuja.
Virtuaalitapahtuma voi käytännössä tarkoittaa mitä vain hieman virallisemmasta Zoom-miitistä moninaiseen virtuaalimaailmaan laajoine virtuaalivenueineen ja avattarineen. Anniina on avannut aiemmassa blogikirjoituksessa virtuaalitapahtumien termistöä sekä sitä, mitä virtuaalitapahtuma on, joten ei palata niihin uudelleen.
Iso osa tapahtumakokemuksesta on tapahtuma-alusta. Onko alustalle osattu valita kaikki, mitä osallistuja odottaa löytävänsä? Onko alusta helppokäyttöinen? Täyttääkö alusta tapahtumakohtaiset tavoitteet, kuten osallistujien jälkikontaktoinnin tai tapaamisten sopimisen? Huikea ei ole sitoutunut tietyn tapahtuma-alustan jälleenmyyntiin, vaan alusta valitaan aina sen mukaan, mikä kussakin tapahtumassa palvelee parhaiten. Erilaisia alustoja on monia, joiden lisäksi mahdollisuutena on streamaaminen suoraan verkkosivuille tai sosiaaliseen mediaan. Kullakin toimintatavalla on plussansa ja miinuksella, joita tuotannon edetessä pohditaan alustaa valitessa.
Kuinka virtuaalitapahtuma tuotetaan: ‘’Kamera käyntiin ja matsku Zoomiin!’’ – vai eikö sittenkään?
Otetaan esimerkiksi keskimääräinen tapahtumatuotanto ääripäiden välissä. Siihen sisältyy laadukas tekninen toteutus monikameratuotantona studiossa kuvattuna ja tapahtuman tavoitteita silmälläpitäen valittu alusta. Tapahtuma-alustaan on tilanteesta riippuen mahdollista yhdistää lippukauppaa, etämyyntitapaamisia tai verkostoitumisloungeja.
Tekniset vaatimukset ja työt monesti nousevatkin ensimmäisinä esiin virtuaalitapahtumista puhuttaessa – ne ovat se osuus, joka tekee tapahtuman visuaalisuuden ja tapahtumakokemuksen – alustan käytettävyys, kuvan ja äänen laatu, lavasteet ja grafiikat sekä tapahtuman sujuvuus. Kuitenkin virtuaalitapahtuman – kuten fyysisenkin tapahtuman – eteen tehdään tunteja töitä, jotka eivät samalla tavalla näy konkreettisesti streamissa, mutta ovat aivan yhtä kriittisen tärkeitä tapahtuman onnistumisen kannalta.
Yksi merkittävä tekijä lopullisen streamin sujuvuudessa on ammattimaisten teknikkojen lisäksi tapahtuman käsikirjoittaminen. Tapahtumakäsikirjoitus kuvaa, mitä tapahtuman aikana tapahtuu, millaisilla toimenpiteillä tapahtuma saavuttaa tavoitteensa. Esimerkki tavoitteesta myynnillisessä tapahtumassa on ostopolun konversio, ja kuinka osallistujat pidetään hereillä ja innostuneina läpi tapahtuman. Teknisessä käsikirjoituksessa taas huomioidaan tarvittaessa sekunnin tarkkuudella, mitä streamissa näkyy; mukaanajettavat musiikit, taustat, grafiikat, ym. Katso blogitekstimme, jossa käydään läpi tapahtuman käsikirjoituksen merkitystä. Käsikirjoitusta edeltäneessä tapahtumakonseptoinnissa taas käydään läpi tavoitteet ja kohderyhmät, joiden pohjalta konsepti luodaan aina tilanteen mukaan.
Ammattitaitoinen tekniikkakumppani tekee ison osan tapahtuman olemuksesta. Laadukas kuva ja terävä ääni mahdollistavat tapahtuman osallistujalle keskittymisen olennaiseen! Akun tehdas on yksi Huikean luottokumppaneista.
Aivan oman osansa muodostaa vielä viestinnän suunnittelu. Suunnittelutyöhön ja toteutukseen vaikuttaa merkittävästi se, onko tapahtuman osallistujat kutsuvieraita, houkutellaanko heidät paikalle markkinointiviestein, vai sekä että. Viestinnän kanssa käsikädessä kulkee myös graafiset työt: tehtiinpä tapahtuma yrityksen ilmeellä tai luotiinpa sille oma visuaalinen ilme, tapahtumatuotantoon kuuluu kutsuista streamiin paljon graafisen materiaalin tuottamista.
Tapahtumapäivän koittaessa stream ei myöskään synny vain laittamalla kamera päälle, vaan tapahtuman tuottajalla on avainrooli aivan kuten fyysisessäkin tapahtumassa: esiintyjistä vastaaminen, kuvauksen ohjaaminen sekä studion somistaminen ja kalustaminen, tehdyssä käsikirjoituksessa pysyminen ja mahdollisten yllättävien käänteiden ennakointi ja fiksaaminen. Tuottajan työ oikeastaan onkin mennyt aivan nappiin, kun tehtyä työtä ei huomaa lopputuloksesta: juurikin taustalla hääriminen ja lankojen käsissäpito tekee tapahtumasta sen osallistujalle sujuvan ja mukaansatempaavan tapahtumakokemuksen.
Tuotantotiimillä on suuri, mutta loppukäyttäjälle melko näkymättömäksi jäävä rooli virtuaalitapahtumassa. Kuvassa Huikean Anniina varmistaa vielä kameran näytöltä, että asiakkaan tuote on parhaalla mahdollisella tavalla esillä streamin taustalla.
Kaipaatko konkretiaa?
Saimme asiakkaaltamme luvan heille tekemämme myynnillisen virtuaalitapahtuman työerittelyn julkaisemiseen.
Voit ladata materiaalin täältä:
Case-esimerkki käy toki vain suuntaa-antavasta esimerkistä, sillä se on luotu juuri asiakkaamme yksilöllisiin tarpeisiin heidän budjettinsa, kohderyhmänsä ja tavoitteidensa mukaan. Esimerkistä saa kuitenkin suuntaviivoja sille, millaisia töitä ja tuntimääriä virtuaalitapahtuma vaatii. Esimerkiksi kutsumisprosessi vaikuttaa hinnoitteluun merkittävästi: case-esimerkissä osa osallistujista on kutsuttu, osa on tavoitettu markkinoinnilla. Case-esimerkissä pelkästään markkinointiin on käytetty budjetista yli puolet, mikä on paljon verrattuna moneen muuhun tuotantoon.
Materiaalissa on myös linkki tapahtumatallenteeseen kyseisestä myyntitapahtumasta sekä kustannuserittely tehtyjen toimenpiteiden toteutuneista hinnoista.
Mitäs sitten teidän virtuaalitapahtumanne vaatisi?
Halutessasi voit myös kilauttaa Huikean Anniinalle materiaaliin tutustuessasi, niin voimme käydä yhdessä läpi töitä ja hinnoittelua, ja samalla soveltaa kustannuksia teidän tarpeisiinne.
Anniinan saat kiinni numerosta 040 576 8761 tai voit varata etätapaamisen suoraan Anniinan kalenterista:
Lue myös!
Aiemmassa blogikirjoituksessa Anniina selvitti virtuaalitapahtumien termistöä:
Tiedätkö, mitä on striimaus, extended reality ja muut virtuaalitapahtuman termit? Ota termistö haltuun!
Kirjoittaja
Yrittäjä, Huikea Tapahtumatuotanto
050 359 5573 | [email protected]
Oliko teksti hyödyllinen? Pinnaa se talteen! 📌
