Päivitetty 6.10.2020

Virtuaalitapahtumat, eli tapahtumien siirtäminen kokonaan tai osittain internettiin, voidaan toteuttaa kevyesti ja kustannustehokkaasti esimerkiksi streamaamalla tai suuremmalla panostuksella, esimerkiksi luomalla kokonainen virtuaalitodellisuus avatar-hahmoineen ja huoneineen muuhun tapahtuman sisältöön yhdistettynä. Viimeistään nyt on aika ottaa virtuaalitapahtumien termit haltuun!

Virtuaalitapahtumien termistö tututuksi

Virtuaalitapahtuma on verkossa tapahtuva kokoontuminen, jossa suoraan videolähetykseen yhdistyvät järjestävä organisaatio sekä tapahtumaan osallistuva yleisö. Virtuaalisesti voidaan järjestää esimerkiksi virtuaalikesäjuhlat, jossa työntekijät kokoontuvat saman lähetyksen tai alustan ääreen juhlimaan vuorovaikutteisesti yhdessä. Virtuaalitapahtumaa käytetään yleispätevänä sateenvarjoterminä kaikille digitaalisessa ympäristöissä järjestetyille tapahtumille. Virtuaalitapahtuman synonyymejä ovat esimerkiksi online-tapahtuma, e-meet ja verkkotapahtuma. Virtuaalitapahtumassa ei välttämättä ole varsinaisesti mitään virtuaalisuutta ja esimerkiksi webinaaria ja webcastia voisi myös kutsua virtuaalitapahtumaksi. Yksinkertaisimmillaan virtuaalisuus on sitä, että tapahtuman sisältö on katsottavissa, kommentoitavissa ja koettavissa missä tahansa. Osallistuja voi osallistua tapahtumaan aktiivisesti esimerkiksi kysymysten ja äänestysten kautta ja sisältöä tulee olla tarjolla ehdottomasti enemmän kuin vain yksi videolähetys, jotta tapahtumaa voidaan kutsua virtuaalitapahtumaksi.

Maksullisten virtuaalitapahtumien avulla voi tehdä kauppaa tai sponsorien avulla tarjota tapahtuman kävijöille maksuttomana. Tapahtuman tallenteesta voi halutessaan tehdä myös maksullisen. Saman virtuaalitapahtuman voi myös monistaa ja järjestää kustannustehokkaasti uudestaan lukuisia kertoja. Virtuaalitapahtuman toteutusvaihtoehtoja on monia – suuri pohdinnan aihe on mikä alusta ja toteutustapa toimisi parhaiten virtuaaliviidakossa tapahtuman kohderyhmä ja luonne huomioiden?

Hybriditapahtuma

Hybriditapahtuma voi olla mikä tahansa tapahtuma, joka tapahtuu fyysisessä paikassa, mutta siinä yhdistyvät livetapahtuma ja virtuaalitapahtuma. Tärkeää hybriditapahtumassa on huomioida miten myös live-yleisö voi osallistua vuorovaikutteisesti verkossa. Virtuaalitapahtumien kasvavan suosion myötä hybriditapahtuma on hyvä ja kustannustehokas tapa saada lisää osallistujia perinteisiin tapahtumiin. Ne mahdollistavat myös sellaisten ihmisten osallistumisen, jotka eivät ehkä pääse fyysisesti osallistumaan pitkän matkan takia tai haluavat vähentää tapahtuman hiilijalanjälkeä.

Tapahtuman sisältöä voidaan myös tallentaa ja jakaa saataville netissä, jotta keskustelua voidaan jatkaa tapahtuman päättymisen jälkeenkin. Tapahtuman kohokohtien ja some-osallistumisen buustaaminen tapahtuman jälkeen on myös tehokas keino seuraavan vuoden tapahtuman markkinoimiseen.

Netin välityksellä tapahtumaan osallistujalla on mahdollisuus esimerkiksi:

päästä seuraamaan pääpuhujien ja esiintyjien tai työpajojen suoraa lähetystä eli livestreamia
päästä kommentoimaan live-lähetyksiä, esittää kysymyksiä esiintyjille ja osallistua keskusteluihin chatissa muiden osallistujien kanssa
päästä näkemään kuvia ja videotallenteita tapahtumasta

Hybriditapahtuma yhdistää fyysisen tapahtuman sekä virtuaalitapahtuman parhaimmat puolet!

Virtuaalitapahtumat ovat kustannustehokas väylä yhdistää valtakunnallisesti ja globaalisti ihmisiä. Tapahtuma voi saavuttaa täysin uuden kohderyhmän ja kasvaa paikallisesta tapahtumasta globaaliksi.

Striimaus

Striimaus mahdollistaa sisällön jakamisen niille, jotka eivät itse fyysisesti pääse paikalle tapahtumaan. Striimaus eli suoratoisto tarkoittaa netin välityksellä tapahtuvaa tiedonsiirtotapaa. Materiaali voidaan tuoda reaaliaikaisesti mukaan esimerkiksi live-konsertista tai seminaarista, jolloin sitä kutsutaan livestreamiksi. Live streamaukseen voidaan ottaa puhujia tai esiintyjiä mukaan myös etukäteen kuvattuina tallenteina. Striimi voidaan yhdistetään parhaaksi soveltuvalle alustalle ja näin saadaan virtuaalitapahtuman suunnittelu käyntiin.

Virtuaalimaailma

Virtuaalipahtuma voidaan toteuttaa myös virtuaalimaailmassa joko valmiin alustan tai lavastetun studion avulla. Virtuaalimaailma voidaan muokata halutun brändin mukaisesti ja kustomoida täysin asiakkaan toiveen mukaisesti. 3D-virtuaalimaailmassa voi liikkua esimerkiksi oman avattaren eli 3D-hahmon avulla ja tutkia maailman eri sisältöjä haluamaansa tahtiin. 3D-virtuaalimaailmat mahdollistavat esimerkiksi hyvin kustannustehokkaan virtuaaliesittelyn tuotteesta tai palvelusta ja myyjä tai asiantuntija voi tulla avattaren välityksellä keskustelemaan tuotteesta asiakkaan kanssa.

Webinaari

Webinaari on netissä tapahtuva vuorovaikutuksellinen seminaari tai konferenssi, jossa ihmiset voivat reaaliajassa keskustella ja viestitellä keskenään. Webinaari eroaa webcastista esimerkiksi niin, että vuorovaikutusta on useampaan suuntaan. , jossa ihmiset voivat reaaliajassa keskustella ja viestitellä keskenään. Esimerkiksi Howspace on alustana erittäin toimiva ja monipuolinen tapa järjestää seminaareja ja se taipuu alustana myös muihinkin virtuaalitapahtumiin. Webinaariin voidaan yhdistää monia erilaisia elementtejä ja se voi olla esimerkiksi erikseen suunniteltu vuorovaikutteinen iltatilaisuus esiintyjineen. Iltatilaisuus voidaan toteuttaa erillisen livestreamauksen avulla tai ohjaamalla yleisö kokonaan toiseen alustaan ja maailmaan, kuten 3D-virtuaatodellisuuteen tai asiakkaan tarpeisiin ja brändin mukaisesti räätälöityihin Digibaareihin.

Webcast

Webcast on streaming-palvelun yli välitetty esitys eli käytännössä esimerkiksi yrityksen esitys. Webcast on yksisuuntainen, kuten esimerkiksi televisiolähetys. Alustoina käytetään suoria streaming-palveluja, jotka sopivat yhdensuuntaiseen viestintään.

Sateliittitapahtuma
Samaan aikaan ympäri Suomea tai maailmaa voidaan järjestää sateliittitapahtumia, joihin ihmiset kokoontuvat eri tapahtumapaikkoihin seuraamaan samanaikaisesti yhtä suoraa lähetystä ja mahdollisesti vuorovaikuttavat keskenään tapahtuman aikana. Suomessa eri paikkakunnilla voidaan esimerkiksi kokoontua samanaikaisesti Finnkinon eri teattereihin seuraamaan samaa lähetystä.

Landing page

Osallistujat saapuvat tälle yksittäiselle sivulle, kun he etsivät tapahtumaa Googlesta tai klikkaavat esimerkiksi Facebook-mainosta. Landing Page on siis oletettu sisääntulosivu, joka on suunniteltu tiettyä kampanjaa tai tavoitetta varten.

Player

Player toimii lähetyksen ikkunana, jonka kautta lähetystä katsotaan. Player on videosoitin eli videolähetyksen upoteikkuna. Player upotetaan Landing Pagelle johon seuraajat tulevat eri kanavista. Player voidaan upottaa myös asiakkaan omille tapahtumasivuille.

Alusta

Alusta voi olla joko tietty palvelu tai paikka, joka yhdistää osallistujan ja järjestäjän. Se voi olla myös työkalu, jolla hallitaan jotain tiettyä osa-aluetta, kuten teknistä toteutusta. Alustalla voidaan viitata myös ohjelmaan, joka ladataan sisällön tekijälle ja loppukäyttäjälle.

XR

XR (Extended Reality) on sateenvarjokäsite, joka tarkoittaa virtuaalisen-, yhdistetyn- ja laajennetun todellisuuden teknologioita. Näistä voidaan käyttää myös nimityksiä VR (Virtual Reality), MR (Mixed Reality) ja AR (Augmented Reality).

Lopuksi muutamia esimerkkejä virtuaalitapahtumien käyttömahdollisuuksista yrityksille ja yhteisöille:

Virtuaalinen roadshow: Jopa kiertua voidaan järjestää kustannustehokkaasti virtuaalisesti, esiintyjineen sekä palvelu- ja tuote esittelyineen.
Lanseeraustapahtuma: Vanhastaan tutut lanseeraustilaisuudet voidaan muuttaa virtuaalisiksi, tai virtuaalitapahtumia voi ajatella myös täysin uudella tavalla osaksi yrityksen jokapäiväistä markkinointia ja suunnitella virtuaalisen elämyksen lanseeraamiseksi oma kampanja.
Työntekijöiden kesäjuhlat: Työntekijät kokoontuvat saman alustan ääreen juhlimaan vuorovaikutteisesti yhdessä esimerkiksi Jukka Pojan esiintyessä heille ja heidän perheilleen.
Webinaari: Elämyksellinen webinaari, jonka tavoite on edistää ja lujittaa yrityksen asiantuntijuutta.
Rekrytointitapahtuma: Virtuaalisessa rekrytointitapahtumassa voidaan keskittyä sekä laatuun että määrään. Potentiaalisten rekrytoitavien kanssa voi pitää vaikkapa vuorovaikutteisia ryhmähaastatteluja sekä yksittäishaastatteluja.
Virtuaalimessut: Messutapahtumia voidaan toteuttaa virtuaalisesti tuomalla yhteistyökumppanit virtuaalisina ständeinä ja mainoksina mukaan. Sponsorien, yhteistyökumppaneiden ja ständipaikkojen määrällä on kuitenkin omat kannattavat rajansa ja niiden houkuttelevuuteen ja löydettävyyteen tulee panostaa erityisen paljon.

Miten päästään alkuun?

Virtuaalialustoja ja erilaisia tekniikoita toteuttaa onnistunut virtuaalitapahtuma on lukuisia. Uutta tapahtumakonseptia luotaessa on ensiarvoisen tärkeää, että se puhuttelee kohdeyleisöään, niin sisällöltään kuin alustavalinnallaan. Suosittelemmekin asiakkaitamme lämpimästi aloittamaan virtuaalitapahtumien suunnittelu Lean Tapahtumakonseptoinnilla, jossa luodaan palvelumuotoilun keinoin, tapahtuman kohdeyleisöllä testattu ja heidän tarpeidensa ja toiveidensa mukainen konsepti. Konseptoinnin lopputuloksena saadaan valmiiksi testattu ja toimiva tapahtumakonsepti, sisältäen parhaat mahdolliset tekniset ratkaisut ja työkalut virtuaalitapahtuman toteuttamiseen.

Tarpeiden mukainen valmiiksi rakennettu konsepti on tulevaisuudessa pois tapahtumatuotannon suunnittelukustannuksista, ja voitte halutessanne vapaasti myös itse toteuttaa tapahtuman testaamamme konseptin mukaisesti.

Tehdäänkö teillekin huikea tapahtuma?

Otetaan virtuaalikahvit ja katsotaan miten virtuaalitapahtuma palvelisi parhaiten tavoitteitanne! Voit varata etäpalaveriajan suoraan kalenteriini. Tapaaminen on tietysti maksuton eikä sido mihinkään!