Miltä SLY:n 125-vuotisgaalassa näytti, ja miten koronapandemia vaikutti tapahtumatuotantoon?

Huikea pääsi toteuttamaan Suomen Liikemies-Yhdistyksen 125-vuotisgaalan marraskuussa. Korona varjosti tapahtuman tuotantoprosessia, ja kulisseissa jouduttiin useamman kerran pohtimaan, voidaanko tapahtumaa järjestää.

Yhteyshenkilön palaute tiivistää tapahtuman onnistumisen:

”Huikea toimi Suomen Liikemies-Yhdistyksen 125-juhlavuotisgaalan tapahtumatuottajana. He huomioivat erinomaisesti tapahtuman tavoitteet ja onnistuivat luomaan illasta vaikuttavan elämyksen. Kiitosta saa osakseen myös terveysturvallisuuden huomiointi ja ketterät toimintatavat, jotka osaltaan mahdollistivat tapahtuman toteuttamisen poikkeusoloissa. En löydä yhteistyöstä moitteen sijaa, sillä tieto kulki ja reagointi niin muuttuviin ohjeistuksiin, suunnitelmiin kuin toiveisiinkin oli välitöntä ja jopa proaktiivista. Kerrassaan Huikean hieno suoritus!”

-Jouni Riuttanen, Suomen Liikemies-Yhdistyksen juhlatoimikunnan puheenjohtaja

Suomen Liikemies-Yhdistyksen juhlagaala kuvina

Kaikki kuvat © Miikka Varila

Tapahtuma alkoi maljojen nostolla ja vapaalla verkostoitumisella venuen aulatilassa tapahtumahostien ohjatessa vieraita omiin pöytiinsä.

Kalastajatorppa tarjosi upeat ja arvokkaat puitteet tapahtumalle. Kuvassa puhallinorkesteri, jonka soiton alku oli merkki vieraille siirtyä juhlatilaan.

Tapahtuman ilme näkyi myös kattauksessa ja pysyi yhtenäisenä somisteista nimiplansseihin.

Gaalassa kuultiin sen arvoon sopivia puhujia, ja jopa Suomen tasavallan presidentti Sauli Niinistö osallistui tilaisuuteen kirjallisella tervehdyksellä.

Illan musiikista vastasi ONEVIOLIN tunteitaherättävillä viulucovereilla, ja loppuillasta Sami Saari vieraita tanssittaen. Myös juontoihin oli haettu mahtipontisuutta, ja ne toteutettiin suureksi osaksi flyygelin säestyksellä.

Tärkeä elementti tilaisuudessa on tietenkin myös maistuva ruoka ja laadukas juoma.

Miten korona vaikutti tapahtumatuotantoon?

Koronan läsnäolo sävytti koko tapahtuman tuotantoprosessia. Aluksi, kun tapahtuman suunnittelu aloitettiin noin vuotta ennen tapahtumapäivää, oli fiilis toiveikas; ei tämä pandemia varmaankaan vuoden kuluttua enää tilaisuuteen vaikuta. Tuotannon edetessä kävi ilmi, että luulo oli yltiöpositiivinen, ja jopa tilaisuuden siirtäminen kävi mielessä – kuten kaikilla pandemia-aikaan tapahtumia tehneillä. Tilaisuuden siirtämistä hankaloitti kuitenkin sen kuuluisan kristallipallon uupuminen, alkoi käydä selväksi, että korona tulisi olemaan vielä pitkään asia, jonka kanssa on vain opittava elämään, sen sijaan että jäisi odottamaan sen poistumista toimettomana.

Erityisesti koronalla oli vaikutuksia kutsuprosessiin ja aikataulutukseen. Kokoontumisrajoitukset muuttuivat alati, ja tuli seurata ilmoittautuneiden määrän kehitystä ja tasapainoiltava sen kanssa – mihin myös valittu venue toi omat lisähaasteensa ja asetti rajansa esimerkiksi turvaväleille. Aikatauluihin korona toi uuden elementin siinä, miten kaikissa tehdyissä valinnoissa huomioitiin esimerkiksi kysymykset mahdollisesta tapahtuman siirrosta tai perumisesta.

Kaikki juhlan suunnitelmat käytiin läpi erityisellä tarkkuudella juuri ennen tapahtumaa, ja tarvittaessa tehtiin tuotannollisia ja käsikirjoituksellisia muutoksia. Tuotannossa tehtiin jatkuvasti töitä terveysturvallisen tapahtuman tuottamiseksi mm. muokkaamalla käsikirjoitusta huomioimaan vieraiden liikkumisen tilassa mahdollisimman väljästi. Tapahtumapäivänä tapahtumakordinaattorit seurasivat ja ohjasivat vieraita tarkasti, ettei ruuhkia päässyt syntymään ja esimerkiksi valokuvausseinän kuvausaikataulua portaistettiin.

Loppuvastuksen korona toi koronapassin muodossa, jotka otettiin käyttöön vain viikkoa ennen tapahtumaa. Tapahtuman loppumetreillä ei siis ollut vielä varmuutta, ehtiikö passi käyttöön ennen tapahtumaa, ja saako sitä tämänkaltaisessa tilaisuudessa edes käyttää. Viestinnässä osallistujille jouduttiinkin antamaan ohjeet passiin varautumisesta, vaikka lopulta koronapassi ei koskenutkaan tilaisuutta.