Oikean tapahtumapaikan valinta monesti on haastava ja tapahtuman onnistumisen kannalta ratkaisevassa asemassa. Kun paikka on valittu, on edessä monta muuta asiaa, jotka tapahtumatilan kanssa tulee muistaa sopia, varmistaa tai hoitaa! Lataa 73 kohdan toimintasuunnitelma ja muistilista, jotta vältyt tapahtumapäivänä ikäviltä yllätyksiltä!
Tapahtuman järjestämisen vaiheet: Mitä tulee ottaa huomioon, kun venue on valittu?
Tapahtumapaikan valinnalla on merkittävä rooli onnistuneen tapahtuman kannalta. Tila vaikuttaa merkittävästi siihen, miltä tapahtuma näyttää, millaisen fiiliksen se luo ja minkä tasoinen tapahtuma on. Merkittäviä valintatekijöitä ovat myös sijainti, koko, mahdolliset yöpymis-, ruokailu-, tai saunomismahdollisuudet… kriteerejä ja kriteerien painoarvoja on melkein yhtä paljon kuin on tapahtumia!
Oikean venuen löydyttyä työtä ei ole kuitenkaan tehty vielä edes puoleenväliin. Tapahtumatuotantoon kuuluu yllättävän paljon pelkästään tapahtumatilaan liittyvien juoksevien asioiden hoitamista, varmistamista, varaamista ja suunnittelua. Kokosimme listan olennaisimmista ja yleisimmistä asioista, jotka tapahtuman tuottajan kannattaa tsekata ennakkoon kuntoon, jotta vältytään yllätyksiltä!
Muutama jatkoroikka voi pelastaa tapahtumapäivänä odottamattomasta pinteestä. Samoin tieto siitä, missä tapahtumapaikalla on vaikkapa alkusammutuskalusto tai sulakekaappi.
Tapahtuman somistamisen suunnittelun voi ideoiden tai ajan uupuessa aloittaa tiedustelemalla, millaisia somisteita tapahtumapaikalla on omasta takaa, ja voiko niitä vuokrata vai kuuluvatko ne kauppaan. Useimmiten pöytä- ja lautasliinat sisältyvät diiliin, mutta peruskaluston lisäksi tapahtumapaikalla voi löytyä mitä huikeimpia koristeita ja somisteita.
Moni tapahtuma alkaa lasillisella kuohuvaa. Tapahtumatilaan saapuminen ja ensihetket tapahtumassa ovat vieraiden fiiliksen kannalta merkittävimpiä. Muista miettiä tarkkaan nämä hetket, ja sijoittaa ne oikein ja loogisesti venueen!
Tapahtumajärjestäjän muistilista
Jättämällä tietosi lomakkeelle, saat latauslinkin Tapahtumajärjestäjän muistilistaan! Listassa on yhteensä 73 asiaa, jotka vähintään tulisi tsekata!
Huomasitko listassa puutteita? Kommentoi, millaisia yllätyksiä sinulle on sattunut tapahtumapaikalla, jota et olisi osannut ottaa huomioon!
Kirjoittaja
Yrittäjä, Huikea Tapahtumatuotanto
050 359 5573 | [email protected]
