Liuskemestarien Arttu Jokinen kertoo videolla, millaisia yllätyksiä virtuaalitapahtuman tuotantoprosessissa oli, kuinka yhteistyö Huikean kanssa sujui ja kuinka tuotanto päädyttiin ulkoistamaan.
Voit katsoa videon tästä:
Videon kesto on 2:47
Jos upotus ei toimi, siirry Youtubeen tästä tai hyppää suoraan kiinnostavimpaan kohtaan:
00:00 – Kuka olet ja mikä tapahtuma?
00:19 – Kuinka päädyitte tapahtumatoimistoon?
00:43 – Mikä tuotannossa yllätti?
01:16 – Millaisia lyhyen aikavälin tuloksia tapahtumalla oli?
01:54 – Millaisia pitkän aikavälin tuloksia tapahtumalta odotetaan?
02:29 – Mikä oli parasta, mitä Huikea toi tapahtumaan?
Millaisia tuloksia ja tavoitteita virtuaalisella myyntitapahtumalla oli?
Liuskemestarit on suomalainen luonnonkiviin erikoistunut perheyritys. Perinteisesti Liuskemestarien uudet lanseeraukset on toteutettu alan messuilla, mutta pandemiavuonna lähdettiin kokeilemaan uutta lähestymistapaa. Uudeksi lanseerauskanavaksi valikoitui myynnillinen virtuaalitapahtuma, joka järjestettiin syksyllä 2020.
Aluksi Liuskemestarit ajattelivat toteuttavansa tapahtuman itse, mutta jo projektin alussa työmäärä yllätti – striimitapahtuma vaati huomattavasti oletettua enemmän työtunteja, ja etenkin suunnittelutyön osuus poikkesi oletetusta – tapahtumatuotannossa ei ‘’luoteta prosessiin’’ vaan lopullinen tapahtuma käsikirjoitetaan hyvinkin tarkkaan etukäteen. Koska tapahtumasta haluttiin laadukas kokonaisuus, päädyttiin ottamaan tapahtumatuottaja apuun.
Tapahtuma ylitti Liuskemestarien ennakkoon määrittelemät tavoitteet – tapahtuma kasvatti yrityksen tunnettuutta kohderyhmänsä keskuudessa, toimi tehokkaana työkaluna julkistaa uusi palvelu ja striimissä oli kohderyhmän pieneen kokoon nähden todella paljon osallistujia. Ennen tapahtumaa nettisivuilla oli 20 000 kävijää viime vuoden verrokkiaikaa enemmän. Tavoite oli saada 200 arkkitehtiä rekisteröitymään tapahtumaan, joka ylittyi 25%. Erityisen tyytyväinen asiakas oli siihen, kuinka suurta kiinnostusta tapahtuma herätti kohderyhmässä. Arkkitehtejä saapui tapahtumaan yli 150 henkilöä, joka on erityisen paljon kiireisen, tavoitellun ja rajatun kohderyhmän kohdalla. Tapahtuma on poikinut niin useita tarjouspyyntöjä kuin kauppojakin.
Tapahtuman päätavoite oli onnistunut Leafstones-brändin lanseeraus. Tapahtuman pidemmän aikavälin tavoitteena on, että kahden vuoden sisään kyseinen ratkaisu on arkkitehtien yleisesti käyttämä järjestelmä.
Poikkeava ja positiivinen lisäilmiö messuihin verrattuna oli se, kuinka paljon virtuaalitapahtumasta jäi konkreettista markkinointimateriaalia yrityksen käyttöön, niin etämyynnin työkaluiksi myyjille kuin esimerkiksi sosiaalisessa mediassa jaettavaksi. Virtuaalitapahtuman tallenne on käyttökelpoinen sellaisenaan, ja sen osana kuvattiin perinteinen mainosfilmi, jonka voi irrottaa kontekstistaan laajempaankin käyttöön. Lisäksi oma kohdennettu tapahtuma tarjoaa messuihin verrattuna henkilökohtaisemman syyn kontaktoida osallistujia ja pitää heihin yhteyttä myös jatkossa. Tapahtuma antaa ikäänkuin syyn olla yhteydessä asiakkaaseen jo ennen tapahtumaa. Esimerkiksi tapahtumakutsun varjolla ja tapahtuman jälkeen voidaan käydä esimerkiksi henkilökohtaisesti läpi, oliko esimerkiksi tapahtumassa esitellyissä lisäpalveluissa jotain, mikä olisi heille tarpeen tai mikä asia osallistujille ylipäätänsä jäi tärkeimpänä mieleen, josta mahdollisesti voitaisiin jatkaa yhteistyötä eteenpäin.
Tapahtuman kohderyhmä on tärkeä tuntea tapahtumaa suunnitellessa. Tässä tapahtumassa sisältö rakentui Liuskemestareiden asiantuntijan puheenvuoroihin.
Leania tapahtumatuotantoa
Tapahtumasuunnittelu Liuskemestarien kanssa starttasi tilanteesta, jossa lanseeraukset oli perinteisesti tehty alan messuilla. Kuitenkin koronapandemian vuoksi suunnitelmat piti laittaa uusiksi. Vaihtoehtoina oli uuden lanseerauskanavan löytäminen, tai jäädä odottelemaan, koska tapahtuma- ja matkustusrajoitukset poistuvat.
Aiemmassa blogikirjoituksessamme on kuvattu tarkemmin lean tapahtumaprosessi Liuskemestarien kanssa.
Vaikka lean tapahtumakonseptointi nosti tuotantokuluja, oli se samalla investointi tulevaisuuteen: lopputuloksena oli valmiiksi testattu konsepti, jota voi monistaa tulevaisuuden lanseeraustilaisuuksiin sellaisenaan.
“Workshop Huikean kanssa auttoi meitä kustannustehokkaasti kirkastamaan, mitkä asiat tapahtumassa ovat meille tärkeitä, saavuttaaksemme tavoitteemme. Saimme myynnillisen, asiakkaillamme testatun konseptin, jota voidaan monistaa ja toteuttaa juuri silloin kuin ajankohta on sopivin. ”
-Arttu Jokinen, myyntijohtaja Liuskemestarit
Ehdotamme Huikealla jokaiselle asiakkaallemme tapahtumasuunnittelun aloittamista lean tapahtumakonseptoinnilla. Erityisesti nyt, kun korona on estänyt tapahtumat kohta puoleksitoista vuodeksi, on myös ajatukset tapahtumia kohtaan muuttuneet. Osa haluaa kaiken palaavan ennalleen, mutta myös erilaiset virtuaaliset tapahtumatoteutukset ovat löytäneet faninsa heistä, jotka eivät enää halua palata ruuhkiin, yleisötungoksiin ja matkustamaan tapahtuman takia.
Lean tapahtumakonseptointi huomioi kaikkien mielipiteet, ja näin tapahtuma perustuu arvailun sijaan dataan. Huikea on tapahtumatoimisto, joka kertoo suoraan myös sen, jos tapahtuma ei ole oikea tapa lähestyä kohdeyleisöä saatujen tulosten valossa.
Tietenkään emme sano näin kevein perustein. Leanisti toimien tapahtuman haluttu kohderyhmä osallistetaan jo suunnitteluvaiheessa mukaan, jolloin tapahtumasta tulee kohderyhmän näköinen ja huomattavasti sitouttavampi.
Lue myös: Case Liuskemestarit: Kuinka luodaan leanisti virtuaalinen myyntitapahtuma?
Kirjoittaja
Yrittäjä, Huikea Tapahtumatuotanto
050 359 5573 | [email protected]
