Kuva © Miikka Varila

Pandemia on muokannut maailmaa monin eri tavoin, mutta muutokset eivät ole vieneet pois ihmisen luontaista tarvetta kohdata toisia ihmisiä. Virtuaalitapahtumat ovat tulleet ajankohtaiseksi ja jopa ainoaksi mahdollisuudeksi järjestää tapahtuma kevään ja kesän 2020 aikana. Virtuaalitapahtuma ei eroa perinteisestä, kasvokkain kohtaamiseen perustuvan tapahtuman järjestämisestä suuresti, kunhan osaa huomioida tarvittavat työkalut ja tapahtuman tarpeet sekä kävijäryhmän oikealla tavalla. Tapahtuman järjestäminen virtuaalisesti voi olla kannattavaa siinä tapauksessa, jos tarkoituksena on esimerkiksi luoda edistyksellistä brändimielikuvaa, saada viesti tehokkaasti eteenpäin tai kasvattaa yleisöä. Virtuaalitapahtuma voi olla yksinkertaisimmillaan vain vuorovaikutteinen livestream, kun toisessa ääripäässä on avattarien välityksillä tutkittava virtuaalimaailma esimerkiksi aulatiloineen ja huoneineen tai fyysistä venueta toisintavine tapahtumatiloineen.

Virtuaaliset tapahtumat ovat selvästi tulleet jäädäkseen ja ovat nyt uusi normaali.

Kuinka järjestää virtuaalitapahtuma?

Virtuaalitapahtuma tarkoittaa, että tapahtumassa ei ole fyysistä kontaktia, mutta se on silti vuorovaikutteinen kokonaisuus. Tapahtuman sisältö voidaan toteuttaa kokonaan tai vain osittain virtuaalisessa muodossa. Tapahtumaan voidaan tuoda esimerkiksi pelkästään puhuja livestreamin välityksellä mukaan. Näin voidaan kustannustehokkaasti ja aikaa säästäen tuoda ulkomailta puhujia ja alan vaikuttajia mukaan tapahtumaan. Toinen ääripää on rakentaa koko tapahtuma virtuaaliseen ympäristöön ilman fyysistä tapahtumapaikkaa. Vaikka tapahtuma olisi kuinka visuaalinen ja kiinnostava kokonaisuus tahansa, tärkeintä on silti tapahtuman sisältö ja osallistujien huomioiminen interaktiivisesti.

Virtuaalitapahtuman järjestämisessä on hyvä pohtia miksi tapahtuma ylipäätänsä järjestetään ja onko tapahtuman tavoitteisiin mahdollista päästä ilman kasvokkain kohtaamista? Samalla tulee miettiä onko tarpeellista järjestää tapahtuma pelkästään digitaalisesti vai saadaanko suurempi hyöty aikaan esimerkiksi kasvokkain kohtaamisella sekä tapahtuman oikeanlaisella livestreamauksella ja tallentamisella? Yksi virtuaalitapahtumien suurimmista hyödyistä on eri puolilla Suomea ja maailmaa sijaitsevien henkilöiden saaminen samaan tilaan, samalla kustannuksia ja aikaa säästämällä. Ihmisten aika on entistä rajallisempaa ja tapahtumiin osallistuminen etänä entistä houkuttelevampaa.

Ihmiset haluavat osallistua tapahtumiin hyvän sisällön vuoksi sekä verkostoitua muiden tapahtumiin osallistuvien henkilöiden kanssa. Tapahtumien onnistumisessa on aina suuri merkitys käsikirjoituksella, jossa on otettu tarkkaan huomioon tapahtuman tavoitteet, tarkoitus ja kohtaaminen. Virtuaalitapahtumien onnistumisessa käsikirjoituksen merkitys korostuu entisestään. Kuvitellaan esimerkiksi, että livestreamista jää myynnillisessä tapahtumassa kokonaan pois uutuustuotteen kunnollinen esittely, jolloin osa tapahtuman tarkoituksesta vesittyy. Erityisesti virtuaalitapahtumissa valo, ääni, kuva ja ohjaus tulee toimia saumattomasti laadukkaan brändikuvan luomiseksi. On erityisen tärkeää myös pitää katsoja tiukasti otteessa ja tehdä mahdollisen showroomin esittelystä viihteellinen kokemus. Käytä siis aikaa käsikirjoituksen suunnitteluun, testaukseen ja hiomiseen. Tämä on se osio johon suunnittelussa kannattaa panostaa oikeanlaisen lopputuloksen varmistamiseksi.

Muistathan myös, että pelkkä hyvä sisältö, käsikirjoitus ja tekninen toteutus eivät riitä onnistuneen virtuaalitapahtuman aikaansaamiseen ilman kunnollista tapahtumamarkkinointia. Tapahtumamarkkinoinnin tärkeys korostuu, mikäli tapahtumaa myydään pääsylippuja. Yrityksen sisäisissä tapahtumissa markkinointia ei juuri tarvita, mutta kiinnostavaan viestintään on syytä panostaa mahdollisimman suuren yleisön aikaansaamiseksi.

Virtuaalitapahtumissa korostuu tapahtumapaikan oikeanlaisesta sijainnista poiketen tapahtuman tekninen toteutus. Oikeanlaisen alustan avulla pystytään toteuttamaan tapahtuman kaikki toimenpiteet informatiivisista kutsuista aina osallistamisen eri keinoihin asti. Sosiaalinen media näyttelee virtuaalitapahtumien osallistamisessa tärkeää roolia. Somen avulla mahdolliset eri tapahtumapaikat ja osallistujat saadaan viestimään keskenään ja he pääsevät tilanteen mukaan vuorovaikuttamaan tapahtuman kulkuun.

Tapahtuma voi olla yksi kooste eri puhujista ja ohjelmanumeroista tai tarpeenmukaan jaoteltuna eri osa-alueiksi. Esimerkiksi seminaarityylinen ohjelma on toteutettavissa webcastin avulla niin, että jokaisella puhujalla ja aiheella on selkeä oma visuaalinen kokonaisuutensa, johon voi suoraan hypätä halutessaan sisällysluettelosta tai agendasta. Oikeanlainen alusta ja maksumuuri voi tukea myös yrityksen erillisten maksullisten nettivalmennuksien tai palveluiden esiintuomista. On hyvä kuitenkin aina pitää mielessä, että tapahtuman tulee olla selkeä kokonaisuus alusta loppuun, eikä tilkkutäkki kaikesta mahdollisesta mitä yritys tarjoaa.

Livestreamaus voidaan jakaa eri kanavissa julkisesti tai ainoastaan halutulle kohderyhmälle. Lähetys voidaan tarvittaessa salasanasuojata eikä sen katselu vaadi erillisiä sovelluksia tai lataamista. Yhden verkkosivulinkin kautta on mahdollista nähdä suora lähetys, esitysmateriaalit sekä tallenne. Striimauksen avulla on mahdollista jakaa sisältöä niille, jotka eivät itse pääse paikalle tapahtumaan. Sisältö on striimauksen välityksellä katsottavissa ja koettavissa missä tahansa. Hyvä livetallenne on jaettavissa myös itse tapahtuman jälkeen ja toimii jo itsessään loistavana markkinointiväylänä niille, jotka eivät päässeet paikalle livetapahtumaan.

Virtuaalitapahtuman tulee olla livetapahtumia dynaamisempi, sillä ihmisten mielenkiinto ja keskittyminen kilpailee etäosallistumisessa Netflixin ja jääkaapin kanssa. Esitykset tulee pitää lyhyinä osallistavina esityksinä ja viihde elämyksellisenä ja vauhdikkaana. On tärkeää valmentaa etukäteen esiintyjät ja puhujat lähetyksen ammattimaisuuden ja sujuvuuden takaamiseksi. Livestreamissa voi sattua yllättäviä asioita, joten esityksien tulee olla hyvin harjoiteltuja ja tuotannon laadun TV-ohjelmien tasoa hipovaa. Virtuaalitapahtumissa luovuus ja rohkeus palkitaan. Halvalla ei edelleenkää saa hyvää laatua.

Tällähetkellä isojen messujen muuttaminen virtuaalisiksi kokonaisuuksiksi on haastavaa useiden satojen näytteilleasettajien erottautumisen, kiinnostavuuden ja livetapahtumien hyödyn kattamiseksi. Virtuaalisissa messutapahtumissa tulee miettiä kävijän reitti tapahtumassa, miten hän löytää yhteistyökumppanit? Minkälaista tietoa hän on hakemassa heiltä ja mitä hän toivoisi löytävän virtuaaliselta ständiltä? Virtuaalitapahtuman yhteistyökumppaneiden ja näytteilleasettajien näkyvyys tulee huomioida mahdollisimman yksityiskohtaisesti ennakkoon. 

Mitä virtuaalitapahtuma sitten kustantaa? Tapahtuman hinta on luonnollisesti monen tekijän kokonaisuus, joista esimerkiksi haluttujen teknisten ratkaisujen monipuolisuus ja markkinoinnin tarve vaihtelee hurjasti. Hintahaarukka pyörii pienemmissä toteutuksissa, noin 5000 eurosta eteenpäin ja keskimääräisessä, brändi-ilmeen mukaisessa monikameratuotannossa hinta lähtee 20 000 eurosta.

Me tapahtumatoimistona pystymme valitsemaan tarpeisiinne nähden puolueettomasti juuri oikean alustan ja avaintekijät, mistä tuloksellinen virtuaalitapahtuma muodostuu. Voimme auttaa tapahtumamarkkinoinnissa, konseptoinnissa, teknisissä ratkaisuissa, käsikirjoituksessa, sisällöntuottamisessa ja toimia kumppanina koko virtuaalisen matkan läpi. Sparrailemme ja autamme teitä menestymään virtuaalitapahtumien viidakossa mielellämme. Nyt on oikea aika olla rohkea ja pysyä asiakkaiden mielessä kehittämällä ja sitouttamalla verkostoja.

Ota yhteyttä niin katsotaan miten teidän tapahtumanne voitaisiin toteuttaa virtuaalisesti!

 

Jutellaanko lisää tapahtumakentän uusista tuulista?

Voit sopia tapaamisen tai etäpalaverin suoraan kalenteriini:

Kirjoittaja

Yrittäjä, Huikea Tapahtumatuotanto

040 576 8761 | anniina@huikea.net

Lue myös!

Tapahtuman tavoitteet ja tulokset: New Century Celebration #lojer100

 


 

Piditkö kirjoituksesta? Pinnaa se talteen! 📌