Virtuaalitapahtuma - mitä pitää huomioida?

Kuva © Miikka Varila

Päivitetty 5.4.2022

Pandemia on muokannut maailmaa monin eri tavoin, mutta muutokset eivät ole vieneet pois ihmisen luontaista tarvetta kohdata toisia ihmisiä. Virtuaalitapahtumat ovat tulleet ajankohtaiseksi konseptiksi ja ovat välillä olleet jopa ainoa mahdollinen tapa järjestää tapahtumia. Virtuaalitapahtumien kirjo on laaja, niin tekniseltä toteutukseltaan kuin sisällöltään. Jokaiselle virtuaalitapahtumiin osallistuneelle on mahtunut mukaan varmasti huonojakin osallistumiskokemuksia, kuten tekniset ongelmat, huonosti kohdennettu sisältö ja vuorovaikutuksen puuttuminen. Oikeanlaisella suunnittelulla nämä ongelmat olisi pystytty kuitenkin kääntämään voitoksi. Esimerkiksi pakkaamalla kuvanlaatua hieman, pystyisi huonommallakin yhteydellä osallistumaan tapahtumaan, suunnittelemalla ja käsikirjoittamalla tapahtuma osallistujaprofiilin mukaisesti saa sisällöstä luotua kiinnostavan osallistujalle, sekä toteuttamalla vuorovaikutus tapahtuman aikana huolellisesti tapahtuman tavoitteen ja kohderyhmän mukaisesti jää kävijälle nimenomaan tapahtumakokemus, ei olo sivustaseuraamisesta.

Virtuaalitapahtuma ei eroa perinteisestä, kasvokkain kohtaamiseen perustuvan tapahtuman järjestämisestä suuresti, kunhan osaa huomioida tarvittavat työkalut ja tapahtuman tarpeet sekä kävijäryhmän oikealla tavalla. Tapahtuman järjestäminen virtuaalisesti voi olla kannattavaa, mikäli tapahtuman tarkoituksena on esimerkiksi luoda edistyksellistä brändimielikuvaa, saada viesti tehokkaasti eteenpäin, kasvattaa yleisöä tai tuoda työntekijät matalalla ja kustannustehokkaalla tavalla yhteen. Virtuaalitapahtuma voi olla yksinkertaisimmillaan vain vuorovaikutteinen striimaus, kun toisessa ääripäässä on avatarien välityksillä tutkittava virtuaalimaailma esimerkiksi aulatiloineen ja huoneineen.

Virtuaaliset tapahtumat ovat selvästi tulleet jäädäkseen ja ovat nyt uusi normaali.

Kuinka järjestää virtuaalitapahtuma?

Virtuaalitapahtuma tarkoittaa, että tapahtumassa ei ole fyysistä kontaktia kaikkien osallistujien kesken, mutta se on silti vuorovaikutteinen kokonaisuus, johon pystyy osallistumaan mistäpäin maailmaa tahansa. Tapahtuman sisältö voidaan toteuttaa striimaamalla tapahtuma studiosta tai järjestävän tahon omista tiloista kohdeyleisölle suunnitellun konseptin mukaisesti. Tapahtumaan voidaan studiolla tapahtuvan juonnon ja puheenvuorojen lisäksi tuoda esimerkiksi puhujia tai eri esiintyjiä etäyhteyksien välityksellä mukaan mistäpäin Suomea tai maailmaa tahansa. Näin voidaan kustannustehokkaasti ja aikaa säästäen tuoda ulkomailta puhujia ja alan vaikuttajia mukaan tapahtumaan. Toinen ääripää on toteuttaa tapahtuma täysin virtuaalisessa muodossa esimerkiksi jossakin pelimaailman kaltaisessa alustassa, kuten Virtway. Vaikka tapahtuma olisi kuinka visuaalinen ja kiinnostava kokonaisuus tahansa, tärkeintä on silti tapahtuman sisältö ja osallistujien huomioiminen interaktiivisesti.

Virtuaalitapahtuman järjestämisessä on tärkeää pohtia miksi tapahtuma ylipäätänsä järjestetään ja onko tapahtuman tavoitteisiin mahdollista päästä ilman kasvokkain kohtaamista? Samalla tulee miettiä onko tarpeellista järjestää tapahtuma pelkästään virtuaalisesti vai saadaanko suurempi hyöty aikaan esimerkiksi kasvokkain kohtaamisella sekä tapahtuman oikeanlaisella striimauksella eli hybriditapahtumana. Yksi virtuaalitapahtumien suurimmista hyödyistä on eri puolilla Suomea ja maailmaa sijaitsevien henkilöiden saaminen samaan tapahtumaan yhtäaikaisesti keskustelemaan vuorovaikutteisesti keskenään, samalla kustannuksia ja aikaa säästämällä. Ihmisten aika on entistä kiireisempää ja pirstaloidumpaa, jolloin tapahtumiin osallistuminen etänä on entistä houkuttelevampaa, koska tapahtumaan voi osallistua ilman vaivaa matkustaa paikanpäälle, mikäli sen ei koe tuovan lisäarvoa.

Ihmisillä on useimmiten kolme syytä osallistua tapahtumiin: hyvä sisältö, verkostoituminen muiden tapahtumiin osallistuvien henkilöiden kanssa sekä elämysten ja kokemusten kartuttaminen. Tapahtumien onnistumisessa on aina suuri merkitys käsikirjoituksella, jossa on otettu tarkkaan huomioon tapahtuman tavoitteet, tarkoitus ja kohtaaminen. Virtuaalitapahtumien onnistumisessa käsikirjoituksen merkitys korostuu entisestään. Kuvitellaan esimerkiksi, että livestreamista jää myynnillisessä tapahtumassa kokonaan pois uutuustuotteen kunnollinen esittely, jolloin osa tapahtuman tarkoituksesta vesittyy. Erityisesti virtuaalitapahtumissa valo, ääni, kuva ja ohjaus tulee toimia saumattomasti laadukkaan brändikuvan luomiseksi. On erityisen tärkeää myös pitää katsoja tiukasti otteessa ja tehdä mahdollisen showroomin esittelystä viihteellinen kokemus. Käytä siis aikaa käsikirjoituksen suunnitteluun, testaukseen ja hiomiseen, unohtamatta missään vaiheessa miksi ja kenelle kyseistä tapahtumaa ollaan tekemässä. Tämä on se osio johon suunnittelussa kannattaa panostaa oikeanlaisen lopputuloksen varmistamiseksi.

Muistathan myös, että pelkkä hyvä sisältö, käsikirjoitus ja tekninen toteutus eivät riitä onnistuneen virtuaalitapahtuman aikaansaamiseen ilman kunnollista tapahtumamarkkinointia. Tapahtumamarkkinoinnin tärkeys korostuu, mikäli tapahtumaa myydään pääsylippuja. Yrityksen sisäisissä tapahtumissa markkinointia ei yleensä juuri tarvita, mutta kiinnostavaan viestintään on syytä panostaa mahdollisimman suuren yleisön kiinnostuksen herättämiseksi.

Virtuaalitapahtumassa teknisellä toteutuksella on vastaava rooli, kuin fyysisessa tapahtumassa on oikeanlaisella tapahtumapaikalla; se luo tapahtuman puitteet ja tunnelman. Tapahtuma-alustaa ei välttämättä tarvita osaksi virtuaalitapahtumaa, mutta oikeanlaisen organisaation tarpeelle räätälöidyn alustan avulla pystytään toteuttamaan tapahtuman kaikki toimenpiteet informatiivisista kutsuista ja kiitosviesteistä aina osallistamisen eri keinoihin asti, kuten esimerkiksi kyselyt ja erilaiset teemahuoneet päälähetyksen lisäksi. Tapahtuma-alusta mahdollistaa myös esimerkiksi osallistujien keskinäisen verkostoitumisen jo ennen tapahtumaa ja tavattavissa ovat tietysti myös järjestävän organisaation asiantuntijat ja myyjät.

Tapahtuma voi olla saumaton kokonaisuus puhujia ja ohjelmanumeroita, tai se voidaan tarpeenmukaan jaotella selkeiksi eri osa-alueiksi. Esimerkiksi seminaarityylinen ohjelma on toteutettavissa niin, että jokaisella puhujalla ja aiheella on selkeä oma visuaalinen kokonaisuutensa, johon voi suoraan hypätä halutessaan sisällysluettelosta tai agendasta. Oikeanlainen alusta ja maksumuuri voivat tukea myös yrityksen erillisten maksullisten nettivalmennuksien tai palveluiden esiintuomista. On hyvä kuitenkin aina pitää mielessä, että tapahtuman tulee olla selkeä kokonaisuus alusta loppuun, eikä tilkkutäkki kaikesta mahdollisesta mitä yritys tarjoaa.

Virtuaalitapahtuma voidaan jakaa eri kanavissa julkisesti tai ainoastaan halutulle kohderyhmälle. Lähetys voidaan tarvittaessa salasanasuojata eikä sen katselu vaadi erillistä sovelluksen lataamista, ei edes ennakkorekisteröitymistä, mikäli ei ole tarvetta kerätä dataa osallistujista. Yhden verkkosivulinkin kautta on mahdollista nähdä striimaus, esitysmateriaalit sekä tallenne. Tapahtumatallenne voidaan tarvittaessa editoida vielä erillisiksi kokonaisuuksiksi ja toimii jo itsessään loistavana markkinointiväylänä niille, jotka eivät päässeet paikalle livetapahtumaan.

Kuinka virtuaalinen tapahtuma eroaa perinteisestä?

Sisällöltään virtuaalitapahtuman tulee olla livetapahtumia dynaamisempi, sillä ihmisten mielenkiinto ja keskittyminen kilpailee etäosallistumisessa mm. Netflixin ja jääkaapin kanssa. Esitykset tulee pitää lyhyinä osallistavina esityksinä ja viihde elämyksellisenä. On tärkeää valmentaa etukäteen esiintyjät ja puhujat lähetyksen ammattimaisuuden ja sujuvuuden takaamiseksi ja testata mahdolliset etäyhteydet valmiiksi teknisten ongelmien välttämiseksi. Livestreamissa voi sattua yllättäviä asioita, joten esityksien tulee olla hyvin harjoiteltuja ja tuotannon laadun TV-ohjelmien tasoa hipovaa. Virtuaalitapahtumissa luovuus ja rohkeus palkitaan. Valitettavasti halvalla ei edelleenkää saa hyvää.

Tällähetkellä isojen messujen muuttaminen virtuaalisiksi kokonaisuuksiksi on haastavaa useiden satojen näytteilleasettajien erottautumisen, kiinnostavuuden ja livetapahtumien hyödyn saavuttamiseksi. Virtuaalisissa messutapahtumissa tulee miettiä kävijän reitti tapahtumassa, miten hän löytää yhteistyökumppanit? Minkälaista tietoa hän on hakemassa heiltä ja mitä hän toivoisi löytävän virtuaaliselta ständiltä? Virtuaalitapahtuman yhteistyökumppaneiden ja näytteilleasettajien näkyvyys tulee huomioida mahdollisimman yksityiskohtaisesti ennakkoon. Näkyvyydessä lisäämisessä voidaan hyödyntää esimerkiksi videoita tai puheenvuoroja ohjelman tauoilla.

Mitä virtuaalitapahtuma sitten kustantaa?

Tapahtuman hinta on luonnollisesti monen tekijän kokonaisuus, joista esimerkiksi haluttujen teknisten ratkaisujen monipuolisuus ja markkinoinnin tarve vaihtelee hurjasti. Hintahaarukka pyörii ammattimaisesti toteutetuissa pienemmissä osa-toteutuksissa 5000 eurosta eteenpäin ja brändi-ilmeen mukaisessa monikameratuotannossa virtuaalitapahtumat alkavat noin 8 000 eurosta. Jokaisella organisaatiolla on omat tavoitteensa, erityispiirteensä ja muut täysin yksilölliset tarpeensa, jotka vaikuttavat tuotannon kokonaiskustannuksiin. Ota yhteyttä, niin laitamme teille tarkemman kustannusarvion ja tarpeenmukaisesti räätälöimme juuri teidän tarpeeseenne sopivimman kokonaisuuden!

Me tapahtumatoimistona pystymme valitsemaan tarpeisiinne nähden puolueettomasti juuri oikean tapahtuma-alustan ja avaintekijät, mistä tuloksellinen virtuaalitapahtuma muodostuu. Voimme auttaa tapahtumamarkkinoinnissa, konseptoinnissa, teknisissä ratkaisuissa, käsikirjoituksessa, sisällöntuotannossa ja toimia kumppanina koko virtuaalisen matkan läpi. Sparrailemme ja autamme teitä menestymään virtuaalitapahtumien viidakossa mielellämme. Nyt on oikea aika olla rohkea ja pysyä asiakkaiden mielessä kehittämällä ja sitouttamalla verkostoja.

Ota yhteyttä niin katsotaan miten tapahtumanne voitaisiin toteuttaa virtuaalisesti!