Katso videhaastattelu virtuaalitapahtumista! Videolla Huikean Anniina haastattelee juontaja Tuuli-Elina Ruuskasta. Tuuli-Elina on juontajia ja juontokoulutusta tarjoavan Maikki Median yrittäjä ja juontaja.
Jos upotus ei toimi, voit katsoa videon täältä: https://youtu.be/NvW-CvTD_ms Videon kesto 3:42
Pääpointit videosta voit lukaista myös alta:
Käsikirjoitus on kuningas
Tuuli-Elina on syksyn aikana ehtinyt juontamaan lukuisia erilaisia virtuaalitapahtumia. Vaikka virtuaalitapahtumat ovatkin Maikille uusi aluevaltaus, on kaikki mennyt todella hyvin, vaikka uuden opettelua onkin ollut.
Suurimpana erona virtuaalisen ja fyysisen tapahtuman välillä Tuuli-Elina mainitsee sen, että ennakkoon tulee päättää, juonnetaanko tapahtuma katsoen kameran linssin läpi ruudun toisella puolen olevaa yleisöä, vai pidetäänkö katse keskustelukumppanissa rennosti jutellen.
Suurin vinkki virtuaalitapahtumien suunnittelussa Tuuli-Elinalla on satsata ammattitaitoiseen, tarkkaan ja yksityiskohtaiseen käsikirjoitukseen. Aikataulutus on tärkeää tehdä minuutin tarkkuudella, ja vielä tärkeämpää, kuin fyysisissä tapahtumissa, koska kameran välityksellä pienikin epätietoisuus välittyy ruudun taakse nopeammin ja selkeämmin. Live-tapahtumissa tällaiset tilanteet on helpompi paikata improvisoimalla, eikä tilanne välity niin herkästi yleisölle.
Isompia mokia Tuuli-Elinalle ei tule mieleen kuluneelta syksyltä, mutta suurimpana tipsinä Ruuskanen suosittelee tapahtumatuottajan käyttöä selkiyttämään palettia, etenkin jos virtuaalitapahtumat käsikirjoituksineen eivät ole tuttuja, kannattaa kääntyä ammattilaisen puoleen.
Tapahtuman kohderyhmä on tärkeä tuntea tapahtumaa suunnitellessa. Tässä tapahtumassa sisältö rakentui Liuskemestareiden asiantuntijan puheenvuoroihin. Hyvä juontaja tuo ryhtiä puheenvuoroihin, ja haastatteluksi rakennettu esittely etenee kiinnostavalla tavalla.
Kolme virtuaalitapahtuman rakennuspalikkaa
Videon lopuksi Anniina käy läpi virtuaalitapahtumien perusasioita, joiden hän mainitsee virtuaalitapahtumissa ja livetapahtumissa olevan lähtökohtaisesti samat. Kummassakin tapauksessa jo ennen ensimmäistä steppiä tulee kirkastaa mikä on tapahtuman tavoite, kohderyhmä ja budjetti. Budjetti asettaa raamit suunniteltavalle toteutukselle, koska erilaisilla alustoilla ja elementeillä voidaan saavuttaa erilaisia tavoitteita. Tapahtuman lopputulos ei kuitenkaan ole suoraan kiinni budjetista, mutta budjetti määrittää sitä, millainen tapahtumakonsepti on mahdollista luoda. Sekä fyysisessä että virtuaalisessa tapahtumassa kannattaa lähteä liikkeelle siitä, miksi tapahtuma ylipäänsä halutaan tehdä, ja vasta sitten siirtyä pohtimaan miten tapahtuma järjestetään ja vasta lopuksi näillä tiedoilla päättää, mikä lopullinen konsepti konkreettisesti on. Pähkinänkuoressa tärkeää on, että tapahtumassa tarjotaan tiiviissä paketissa juuri kohderyhmää puhuttelevaa sisältöä, aina tapahtumaan osallistuvan aikaa kunnioittaen.
Erilaisia studiovaihtoehtoja ovat asiakkaan omiin tiloihin rakennettu pop up -studio, johon voi esimerkiksi lisätä myös green screen -taustan, jolloin lopputuloksessa vain mielikuvitus on rajana.
Tapahtuman suunnittelu alkaa miettimällä ja kirkastamalla tapahtuman tavoite, eli millaisia asioita halutaan saavuttaa, ja miten tapahtuman osallistujien halutaan reagoivan. Kohderyhmälähtöisyyttä helpottaa esimerkiksi asiakaspofiilien tekeminen, jolloin viestintää on helpompi hahmottaa ja kohdentaa. Oikeanlaista sisältöä voidaan tuottaa vasta, kun tavoitteet ja kohderyhmä ovat kirkkaana mielessä. Mitkä ovat ne tärkeimmät elementit, jotta asetetut tavoitteet täyttyvät? Konkreettisena esimerkkinä: tarvitaanko tapahtumassa esimerkiksi verkostoitumismahdollisuutta tai sponsorien esittelyjä?
Studio on mahdollista rakentaa väliaikaisesti asiakkaan tiloihin, mikä mahdollistaa esimerkiksi hyvin konkreettisen tuote-esittelyn. Liuskemestarien virtuaalitapahtumassa studion seinät oli tehty lanseerattavista liuskekivistä.
Miten virtuaalitapahtuma eroaa live-tapahtumasta?
Virtuaalitapahtuman isoimpina etuina ovat sen kohdennettavuus, monistettavuus, kustannusrakenne, ajansäästö ja tavoittavuus. Etenkin kiireisen tai maantieteellisesti laajalle levittyvän kohderymän kohdalla on mahdollista saada osallistumaan laajempi yleisö, kuin fyysisellä tapahtumalla. Matkustustarpeen poistuessa virtuaalitapahtuma on myös egologinen vaihtoehto tapahtumalle.
Huikea on erikoistunut myynnillisten haasteiden ratkaisemiseen tapahtumien avulla. Tämä näkyy erityisesti Huikean toteuttamien tapahtumien – niin virtuaalisten kuin perinteisten – konseptoinnissa ja käsikirjoituksessa. Myyntitavoitteet, myyntitavat ja kävijäpolut huomioidaan tarkkaan, ja sisällöstä luodaan tulostatuottavaa. Kuitenkaan unohtamatta sitä, että erityisesti virtuaalitapahtuman tulee olla osallistujansa koukuttavaa, jotta vältetään houkutus keskeyttää tapahtuman seuraaminen. Myyntitavoitteita voidaan boostata myös ennen ja jälkeen tapahtuman, sillä itse tapahtumaosallistuminen on vain pieni osa kävijäpolulla. Markkinointi, sitouttaminen ja suora kontaktointi ovat tärkeitä osia tapahtumakonseptin kokonaisuudessa. Konkreettisena esimerkkinä tämä voi olla esimerkiksi puhelinsoittoja, viestejä tai maileja. Monikanavainen tapahtumamarkkinointi toimii myös brändinäkyvyyden työkaluna.
Helposti monistettava virtuaalitapahtuma on sekä helppo toistaa uudelleen valmiin suunnitelman pohjalta useita kertoja uusille osallistujille tai sitouttaa jo osallistuneita sarjoittamalla tapahtumia. Tämä tekee virtuaalitapahtumasta oivallisen myynnin työkalun, joka konkreettisesti voi olla tapahtumatallenne, seuraava osa tapahtumasarjaa, video tai virtuaalinen showroom.
Tällä hetkellä suosituin virtuaalitapahtumakonsepti koostuu studiossa kuvatusta videostreamista, johon voi osallistua tarkoitusta varten valitun alustan kautta. Stream voi olla live, yhdistelmä videoita ja liveä tai vaihtoehtoisesti vaikka kokonaan ennakkoon kuvattu, jolloin katsojalle välitetään illuusio livelähetyksestä. Erilaisia vaihtoehtoja on siis laajasti, jokaiseen tarpeeseen ja budjettiin sopien. Karsituimmillaan tapahtuman budjetti kuvattuna yhdellä kameralla ja kevyellä alustalla, alkaa 5000 eurosta, kun taas erityisesti tiettyä toimijaa varten luotu pelillinen 3D-maailma kustantaa jopa 150 000 €. Tälle välille jää monenlaisia toteutuksia, keskihintainen virtuaalitapahtuma on noin 25-45 k€.
Studion lopulliset yksityiskohdat hiottiin kuntoon kameran näytöltä käsin, jotta kaikki oli viimeisteltyä ja näytti hyvältä videolla.
Sopisiko virtuaalitapahtuma teille etämyyntikanavaksi?
Sovi tapaaminen Anniinan kalenteriin, niin selvitetään virtuaalikahvien merkeissä miten virtuaalitapahtuma voisi generoida teille myyntiä!
Lue myös!
Aiemmassa blogissamme kävimme läpi virtuaalitapahtumien termistöä. Lue teksti, jos vaikkapa termit ”Extended Reality” tai ”webcast” eivät ole vielä tuttuja!
Tuntuvatko virtuaalitapahtumat monimutkaisilta? Ota termistö haltuun!
Kirjoittaja
Yrittäjä, Huikea Tapahtumatuotanto
050 359 5573 | [email protected]
Oliko teksti hyödyllinen? Pinnaa se talteen! 📌
