Mitä on lean tapahtumatoimisto, ja kuinka tapahtuma toteutetaan liinisti?

Lean tarkoittaa jatkuvaa kehittämistyötä, jossa työ tai tehtävä ei koskaan ole ”valmis”, vaan sen nähdään aina voivan olla vieläkin nopeampi, tehokkaampi, arvokkaampi tai haluttavampi. Huikea Tapahtumatuotanto tekee työnsä liinisti. Uskomme siihen että palvelua kannattaa testata ensin asiakkailla ja lanseerata isosti markkinoille vasta sitten. Lean tarkoittaa asiakkaille tuotettavan arvon lisäämistä sekä yrityksen ja sen tuotteiden nopeaa, kevyttä kehittämistä. Arvoa tuottamattomia ominaisuuksia pyritään vähentämään tai poistamaan testaamalla tuotetta käytännössä. Kehitysratkaisut tehdään tarkkaan asiakkaita kuunnellen ja tarjoamalla mahdollisuus osallistua tuotekehitysprosessiin alusta alkaen. Toimimalla asiakaslähtöisesti sitoutamme asiakkaan asiakkaita yrityksen toimintaan. Samalla saadaan arvokasta tietoa siitä, millaisia ongelmia asiakkailla on tällä hetkellä liiketoiminnassaan ja miten heitä voidaan paremmin palvella. Leania konseptointia voidaan käyttää myös esimerkiksi työntekijöiden tai liittojen jäsenten sitouttamiseen sekä arvon tuottamiseen.

Koronaviruksen runtelemassa maailmassa tapahtumakiellon puskiessa päälle, ei välttämättä fyysisten tapahtumien järjestäminen ole ensimmäisenä mielessä. Me Huikealla uskomme kuitenkin vahvasti, että kun virus on selätetty ja tapahtumiin osallistuminen on jälleen turvallista, sitä tullaan tekemään niin sanotusti kahta kauheammin. Nyt onkin oiva aika miettiä, kuinka erottua omalla tapahtumallaan, kun kaikki useaan kertaan siirretyt tapahtumat täyttävät ihmisten tapahtumakalenterit, ja ihmisillä on pitkän tauon jälkeen samanaikainen halu mennä, tehdä ja osallistua. Sama pätee myös trendikkäissä virtuaalitapahtumissa, joiden tarjonta on noussut huimasti vuoden 2020 aikana. Koska kaikki niistä eivät mitenkään sovi kalenteriin, on tärkeää erottua sisällöllä ja houkuttelevuudella, jotta kohderyhmä saadaan ensin osallistumaan, ja vielä koukutettua pysymään mukana loppuun asti.

 

Liini tapahtumatoimisto – mitä ihmettä se tarkoittaa, ja millaista on lean-ajattelu tapahtumassa?

Uskomme siihen, että palvelua kannattaa testata ensin asiakkailla ja lanseerata isosti markkinoille vasta sitten. On yleinen ongelma, että tapahtumia järjestettäessä oletetaan paljon, eikä välttämättä oikeasti tiedetä lainkaan, mitä asiakas tapahtumalta todellisuudessa haluaa. Tapahtumien testaaminen ja mittaaminen trendaa tällä hetkellä, mutta monesti sitä toteutetaan hieman nurinkurisesti: Yleinen käytäntö on, että vasta tapahtuman jälkeen mitataan tapahtuman onnistumista, ja opit viedään monesti vain seuraavaan tapahtumaan – mutta toimivuuden testaaminen ennakkoon jää välistä.

Huikean noudattamat, liinit työtavat korostuvat erityisesti tapahtumasarjoissa, toistuvissa tapahtumissa ja asiakkuuksissa: tapahtuman jälkeen otetaan erityiseen syyniin aivan kaikki, mikä olisi voitu tehdä vieläkin paremmin, ja seuraavassa tapahtumassa asia toteutetaan eri tavalla. Tämä ei siis suinkaan tarkoita, että korjattaisiin virheitä, vaan hiotaan hyvästä huippua. Tällä ajattelumallilla syntyy myös roppakaupalla kokonaan uusia toimintamalleja, kun kaikkea tekemistä tarkastellaan sen objektiivin läpi, kuinka asia voisi olla vieläkin parempi, tavalla tai toisella.

Palveluihimme kuuluu myös liini tapahtumakonseptointi: Lean tapahtumakonseptointi on tapahtuman alkukartoitus, jossa nimensä mukaisesti leanisti ja tarveperusteisesti räätälöimme tapahtumasuunnitelman. Kartoituksen kulmakivinä on asiakkaan asiakkaiden ottaminen mukaan projektiin haastatteluin ja kyselyin – kukapa paremmin tietäisi, millainen on kohderyhmän mielestä houkuttava tapahtuma, kuin kohderyhmä itse? Tai mikä sitouttaisi kohderyhmän paremmin, kuin sen ottaminen mukaan tapahtumasuunnitteluun?

Hyödyt

• Nopeasti alkuun suunnittelussa
• Ideoiden testaus ennen kallista kehitysprojektia
• Monialainen ymmärrys kompleksiseen ongelmaan
• Saadaan tietää miten asiakkaille/työntekijöille/ jäsenille voidaan tuottaa lisää arvoa
• Ideat nopeasti konkreettisiksi
• Kaikkien ideat ja työpanos käyttöön: niin tapahtumatoimiston, yrityksen kuin kohderyhmänkin

 

 

Lean tapahtumakonseptointi tiiviisti

Parempia aikoja odotellessa kannattaa suunnata energia tulevaisuuden tapahtumakonseptien suunnitteluun, jotta ajan ollessa oikea, on toimintasuunnitelma toteuttamista vaille valmis. Toimimalla asiakaslähtöisesti sitoutetaan asiakasta yrityksen toimintaan. Samalla saadaan arvokasta tietoa siitä, millaisia ongelmia asiakkailla on tällä hetkellä liiketoiminnassaan ja miten heitä voidaan paremmin palvella. Intohimomme on toteuttaa tapahtumia, jotka on jo ennakkoon testattu toimiviksi!

Lean on ajattelutapa, jolla pyrimme maksimoimaan asiakkaillemme tuotettavan arvon tapahtumissamme, ja samalla poistamaan kaiken, mikä ei tuota arvoa. Lean on siis ketterä tapa kehittää tapahtumakonsepteja helposti ja edullisesti. Käytännössä tämä voi olla esimerkiksi tapahtumasuunnittelun aluksi asiakkaan kanssa toteutettava työpaja, jossa yhdessä kirkastetaan tapahtuman tavoite ja sen pohjalta luodaan ns. MVE, eli Minimum viable event, joka on karkea ja suuntaa-antava kuvaus tai simulaatio tulevasta tapahtumasta. Sen sijaan, että tapahtuma tuotettaisiin näillä raameilla, se testataankin asiakkaan asiakkailla ja tapahtuman kohderyhmällä jo tässä vaiheessa, siis kauan ennen tapahtumapäivää. Tapahtuman suunnitteluun osallistunut asiakas on jo ennakkoon sitoutunut ja halukas osallistumaan tapahtumaan!

Tapahtumaraakileen asiakasaltistus voidaan toteuttaa esimerkiksi workshoppina, haastatteluna tai vaikkapa näppärällä puhelinappilla. Näin saadaan kullanarvoista tietoa siitä, mikä saa kävijät tapahtumaan, mitä he tahtovat tai eivät tahdo, tai millaisia osallistumisen esteitä heillä on ja paljon he olisivat valmiita maksamaan osallistumisesta. Tämän jälkeen alkuperäinen tapahtumasuunnitelma, eli MVE, rikastetaan asiakasdatalla, jolloin tiedämme jo ennen tuotannon aloittamista tapahtuman olevan tavoitteisiinsa pääsevä ja asiakkaita kiehtova. Asiakasaltistuksessa voidaan keskittyä joko tapahtumakonseptiin kokonaisuutena, tai vaihtoehtoisesti johonkin yksittäiseen ongelmakohtaan, esimerkiksi kutsumisprosessiin tai ajankohdan valintaan. Lopullisesta tapahtumasta muodostuu hyvin erilainen, kun se on valmiiksi testattu toimivaksi!

Parasta leanissa toimintamallissa on, että se taipuu aivan kaikenlaisten ongelmien tarkastelun sapluunaksi. Lean tapahtumakonseptointia voidaan käyttää esimerkiksi työntekijöiden tai liittojen jäsenten sitouttamiseen, myynnin kasvattamiseen, arvon tuottamiseen… Kehityskohde on aina yksilöllinen ja tilannesidonnainen. Eli sen sijaan, että järjestettäisiin esimerkiksi perinteiset pikkujoulut tai virkistyspäivä aina saman kaavan mukaisesti henkilökunnalle, voidaan leanin konseptoinnin avulla lähteä ideoimaan erilaisia ratkaisuja ja selvittämään henkilökunnalta miten heillä menee, mitä he toivoisivat tapahtumalta ja millaisia kehitysideoita heillä olisi perinteisten virkistysjuhlien sijaan. Tätäkautta saadaan arvokasta tietoa siitä, mitä henkilökunnalle kuuluu sekä osallistetaan ja sitoutetaan heitä yrityksen toimintaan.

 

Miksi olemme sitä mieltä, että Lean tapahtumakonseptointi on aivan mullistava tapa tuottaa tapahtumia?

Tapahtuman kustannus on iso, ja josta tapahtumatuottajan osa on myös iso. Juuri oikean tapahtumatoimiston valinta onkin siis kriittisen tärkeää. Kukaan ei tietenkään halua ostaa ns. sikaa säkissä, ja vain katsoa mitä tapahtuu. …niin – jos tapahtuu. Tarjoamamme lean tapahtumakonseptointi poikkeaa totutusta tavasta rakentaa tapahtumaa. Se mahdollisuuden tutustua toimintamalliimme, työskentelytapoihimme ja nimenomaan meihin ja siihen, kuinka kemiamme ja yhteistyömme sujuu, ennen kuin sopimusta tapahtuman tuottamisesta on edes allekirjoitettu.

Tapahtuman onnistumisessa on iso merkitys sillä, sujuuko yhteistyö, onko visio ja ajatukset yhteisiä ja onko sitä kuuluisaa kemiaa tapahtumatuottajan ja yrityksen välillä. Ennen kuin hyppäämme isomman projektin pariin, haluamme tutustua ensin. Me teihin, ja te meidän työskentelytapoihin. Eli katsotaan ensin, kuinka sovimme yhteen.

Fraasi lienee kulunut, mutta mikä parasta – tämäkin palvelu on täysin riskitön. Mikäli yhteistyömme ei suju, ajatuksemme eivät kohtaa tai se kuuluisa kemia puuttuu, tapahtumakonsepti on vapaasti käytettävissänne, ja tarvittaessa voitte vaihtaa toimijaa tai toteuttaa tapahtuman itse. Vaikkemme uskokaan, että tähän on tarvetta.

 

Tapahtuma on aina asiakkaalle iso investointi, jonka vuoksi meille on tärkeää, että tekeminen on tuottavaa ja järkevää. Siksi lean on lähellä sydäntämme, saadessamme toiminnastamme entistä kustannustehokkaampaa. Leania toimintamallia ei tule nähdä extrakuluna tapahtumassa, vaan takuuna onnistuneesta investoinnista ja kannattavasta sijoituksesta. Testaamalla tapahtuman ennakkoon varmistamme investoinnille täyden hyödyn ja vastineen.

 

Jatketaanko keskustelua kahvikupillisen äärellä?

Voit varata puolen tunnin tapaamisen toimarimme Anniinan kalenterista, ja jutella lisää, kuinka liinejä työtapoja voisi viedä teidän tapahtumaanne! Tapaaminen ei sido mihinkään.

 

 

Liini meininki jatkuu tapahtuman suunnittelusta sen tulosten arviointiin. Lue lisää!

Millaisia tavoitteita asetimme Lojerin 100-vuotisjuhliin, ja kuinka saavutimme ne?

 

 

 

Onko lean sinulle uusi juttu? Tässä periaate avattuna 

Lean tarkoittaa suomeksi ketterää. Lean-ajattelu on alunperin syntynyt vastaamaan autotehtaiden, kuten Fordin ja Toyotan, tarpeita, joilta se on vuonna 2010 levinnyt laajasti eri toimialojen yritysten käyttöön mm. Riesin ja Mauryan kirjojen kautta. Kirjojen ydinsanoma on se, että onnistunut tuotekehitys on käytännössä mahdotonta, jos tuotetta ei testata oikeassa ympäristössä, oikeilla asiakkailla ja oikeilla markkinoilla.

Lyhyesti leanin tavoite on pyrkiä lopettamaan sellaisten tuotteiden tai palveluiden tarjoaminen, joita kukaan ei halua ostaa. Avainasemassa sen toteuttamisessa on alusta asti ottaa mukaan oikeat, potentiaaliset ostajat (tai tapahtumakävijät), joiden kanssa yhdessä suunnitellaan palvelun tai tuotteen (tai tapahtuman) yksityiskohdat, jotta lopputulos varmasti palvelee sitä tarkoitusta, johon asiakas sen haluaa. Samoin leanin periaatteita on viedä tuote tai palvelu mahdollisimman aikaisin markkinoille, kun ensimmäinen ns. elinkelpoinen versio (minimum viable product, MVP) on luotu, jotta voidaan testata oikeassa ympäristössä kaupankäyntiä: millainen markkinointi toimii, mitkä myyntiviestit purevat, mistä tuote tai palvelu mieluiten ostetaan, ja millaista palautetta se lopulta kerää. Testinpaikkoja on loputtomasti. Tuotteelle tai palvelulle tehdään tarvittava tai resurssien sallima määrä kehityskierroksia (iteraatiokierros, iteration), jonka jälkeen vasta lopullinen tuote tai palvelu lanseerataan isolle yleisölle ja tuotantovolyymia kasvatetaan.

Lean-ajattelun etuja on sekä lyhentää tuotekehittelyyn käytettyä aikaa, että parantaa tuotteen menestystä markkinoilla heti lanseerauksesta alkaen. Vähemmän hypetetty etu on tietenkin myös se, että jos suunnitelma ei vastaakaan markkinoiden tarvetta, voidaan tuotekehittely lopettaa mahdollisimman pienin resurssihukin jo aikaisessa vaiheessa ja siirtyä muiden projektien pariin. Kaikki ‘’hyvät ideat’’ kun eivät aina suurta yleisöä palvelekaan.

Lukuvinkkejä

Viimeisessä kappaleessa on viitattu seuraaviin kirjoihin:

Eric Ries: The Lean Startup

Ash Maurya: Running Lean: Iterate from Plan A to a Plan That Works

 

Kirjoittaja

 

---

 

Piditkö kirjoituksesta? Pinnaa se talteen! 📌