Aikajänne ideasta tapahtumaksi voi olla yllättävän pitkä

Tapahtumasta riippuen tuotantoprosessi voi olla hyvinkin pitkä. Isompien massatapahtumien tai yritysten brändinrakentamisen kannalta merkittävien tapahtumien rakentaminen voi alkaa kahta vuottakin ennen tapahtumapäivää. Tapahtuman ollessa niin kustannuksena kuin resurssien sitomisen kannalta merkittävä investointi, ei liene yllätys, että ostoprosessikin on vaiheikas. Ostoprosessin läpiviemiseen kannattaa varata myös reilusti aikaa, ja lähestyä tapahtumatuottajaa jo hyvissä ajoin ennen suunniteltua tapahtumapäivää. Osa tuotannon vaiheista vaatii toteutuakseen aikaa – esimerkiksi suosituimmat tapahtumapaikat voivat olla varattuina pitkälle tulevaisuuteen, ja yleisötapahtuman markkinointi vaatii suunnittelun ja pohjatyön ennen aloittamista.

Toisaalta, oikealla asenteella tapahtuma voidaan rakentaa nopeastikin, jos visio on kirkas ja tapahtuman luonne mahdollistaa nopean temmon.

 

Mistä tapahtuman hinta muodostuu - Huikea Tapahtumatuotanto

Tapahtuman vieraalle esimerkiksi iltagaala saattaa näyttäytyä kuuden tunnin mittaisena. Tapahtuman tuottajalle sama tapahtumapäivä on helposti vuorokauden mittainen, työ kulisseissa vaatii rakentamisen, koordinoinnin ja purkamisen. Tapahtumapäivän lisäksi tuottaja tiimeineen viettää tapahtumaviikolla helposti useita tunteja tapahtumapaikalla ennakkoon suunnitellen asiakaspolkua tapahtumassa ja varmistamassa toimivatko kaikki suunnitellut elementit yhtenä kokonaisuutena.

 

Ompa kallista! Vai onko? Mistä tapahtuman hinta muodostuu?

Tapahtuman hinta on monen tekijän summa. Hintaa nostaa esimerkiksi näyttävä valotekniikka, tarjoilut ja tunnetut esiintyjät. Laadukkaan tapahtuman pohjana on myös ajatusmalli ‘’hyvin suunniteltu on puoliksi tehty’’ – niin juonnot, viestintä, käsikirjoitus, somistus kuin valaistuskin suunnitellaan erikseen ennakkoon, jotta tapahtumapäivä sujuu tavoitteiden mukaisesti.

Jos budjetti on rajallinen, kannattaakin miettiä, mitkä asiat tapahtumassa ovat ns must have, ja mistä ollaan valmiita joustamaan. Budjetin optimointiin toimiva työkalu on Sinisen meren strategiasta tuttu Strategiaprofiili, jossa tapahtuman elementtejä käydään läpi Korosta, poista, luo ja supista -listan kautta. Prosessi lisää erilaistumistekijöitä, kävijöiden kokemaa arvoa ja auttaa optimoimaan kustannuksia.

 

Mistä tapahtuman hinta muodostuu - Huikea Tapahtumatuotanto

Valaistuksella tapahtumaan saadaan luotua näyttävyyttä ja wow-efekti

 

Mistä tapahtuman hinta muodostuu - Huikea Tapahtumatuotanto

Mikäli tapahtuman luonne ei edellytä erityisvalaistusta, saadaan pienemmällä setupilla tehtyä merkittäviä kustannussäästöjä

 

 

Mistä tapahtuman hinta muodostuu - Huikea Tapahtumatuotanto

Virtuaalitapahtumassa vain taivas on rajana – tapahtumaan voidaan luoda kokonaisia virtuaalimaailmoja, simuloida oikeita venueita ja luoda pelillisiä elementtejä. Nämä ovat kuitenkin jokaiselle asiakkaalle räätälöitäviä ratkaisuja.

 

 

Monessa asiantuntijatapahtumassa pääpaino on sisällöissä ja esimerkiksi verkostoitumismahdollisuuksissa. Tällöin voi olla tavoitteen saavuttamisen kannalta olennaisempaa panostaa resurssit vaikkapa laadukkaisiin puhujiin ja tapahtumamarkkinointiin kuin näyttävän alustan räätälöintiin. Pääpaino suunnittelussa on kävijöiden keskinäisessä vuorovaikutuksessa ja kohtaamisten mahdollistamisessa.

 

Mitä konkreettista investoinnista jää käteen?

Tapahtuman kustannusarvio kannattaa silmäillä läpi myös muistaen esimerkiksi ROI, sekä se, mikä kaikki tapahtumassa on hyödynnettävissä myös tapahtuman jälkeen. Huikea on erikoistunut myynnillisiin tapahtumiin, joissa lähtökohtana on luoda myyntiä tai kasvattaa tuottavuutta tapahtuman avulla. Tällöin esimerkiksi ennen tapahtumaa tehtäviä asiakkaiden haastatteluja ja kartoituksia tai hyvää käsikirjoitusta, joka tähtää myyntitavoitteiden saavuttamiseen, ei kannata ajatella pelkkänä kuluna, vaan nimenomaan investointina. Tapahtuman kuluja on mahdollista myös jakaa yhteistyökumppanien kanssa, jolloin pienenevien kulujen ohella hyötyjä voidaan maksimoida kasvaneilla resursseilla. Yhden tilaisuuden alle on myös mahdollista jyvittää päätavoitteen lisäksi pienin lisäinvestoinnein muitakin tavoitteita. Lue esimerkki aiemmasta kirjoituksestamme, kuinka olemme sen toteuttaneet. Virtuaalitapahtumat tuovat vielä tapahtumakentälle uusia ulottuvuuksia: Virtuaalitapahtumaan sisältyy kiinteästi perinteistä tapahtumaa kattavampi analytiikan seurantamahdollisuus, ja virtuaalitapahtumat ovat myös luonteeltaan helposti monistettavissa, jolloin seuraavan tapahtuman kustannukset ovat parhaimmillan murto-osa ensimmäisestä. 

Brändin rakentaminen on pitkäjänteistä ja investointeja vaativaa työtä. Tapahtuma on mahtava tapa tehdä näkyväksi yrityksen arvoja, muuttaa brändi tunteiksi, teoiksi ja visuaalisiksi elementeiksi, josta voi nauttia parhaimmillaan kaikilla aisteilla. Laadukas tapahtuma indikoi laadukasta brändiä.

Tapahtumasta jää myös käteen paljon konkreettisia elementtejä. Ekologisuus on nouseva trendi, jota Huikea suosii useissa valinnoissaan: esimerkiksi ständit ja printit pyritään mahdollisuuksien mukaan suunnittelemaan niin, että ne on käytettävissä uudelleen tulevissa tapahtumissa tai promoamisessa. Lisäksi tapahtuman anti tarjoaa huikeita mahdollisuuksia sisällöntuotantoon eri kanaviin: sitä voi käyttää kärkenä lehdistötiedotteessa, asiantuntijaluentojen pohjalta voi tuottaa blogikirjoituksia, henkilöstöpäivän videoklippejä voi käyttää työnantajamielikuvan luomiseen ja tapahtumassa otetuilla kuvilla voi elävöittää verkkosivuja. Mikäli tapahtuma on luonteeltaan toistuva, kuvat ja videot kartuttavat myös tulevan tapahtuman markkinoinnin materiaalipankkia, jolloin työtä on seuraavalla kerralla vähemmän.

Eikä vähäisimpänä: parhaimmillaan tapahtuma tarjoaa mahtavat bileet, ja samalla paikan verkostoitua, syventää olemassa olevia suhteita, rakentaa tiimihenkeä, luoda uusia asiakassuhteita, palkita yhteistyökumppaneita. Mitä tapahtuma parhaimmillaan voisi tuoda teille?

 

Kirjoitus on Huikean tapahtuman ostoprosessia avaavan blogiartikkelisarjan ensimmäinen osa. Seuraavassa kirjoituksessa käsittelemme sitä, millainen on tapahtuman tarjousvaihe.

 

 

 

 

 

 

Kirjoittaja

 

Syvennetäänkö keskustelua etäpalaverissa?

Herättikö blogi ajatuksia? Voit varata suoraan ajan Anniinan kalenterista keskustelun jatkamiselle! Tapaaminen ei sido mihinkään.

 

Lue myös: Mikä yleinen virhe monesti tapahtumaa suunnitellessa tehdään?

Kirjoituksessa kerromme, miksi tapahtumaa luodessa tulee muistaa kysyä miksi. 

 


 

Piditkö kirjoituksesta? Pinnaa se talteen! 📌