Tapahtumakonseptien luomisessa käytössä on liuta erilaisia työkaluja ja työskentelytapoja: Timanttiset ja toimivat ratkaisut voidaan perustella tiedolla, kokemuksella tai datalla, joidenkin ratkaisujen takana on mutu tai arvaus. Me Huikeassa pyrimme perustamaan tekemämme ratkaisut mutun sijaan dataan, jota lean ajattelutapa tukee.

Seuraavaksi kerron, kuinka Liuskemestareille luotiin Lean Tapahtumakonseptoinnin avulla myynnillinen virtuaalitapahtumakonsepti.

Case Liuskemestarit: Kuinka luodaan leanisti myynnillinen virtuaalitapahtumakonsepti?

Kivialan yritys Liuskemestarit on tottunut tekemään uudet tuotelanseeraukset Suomen isoimmilla messuilla, kuten Alihankintamessut ja Finnbuild. Messujen peruuntuessa syksyllä 2020 oli löydettävä korvaava, mutta vähintään yhtä toimiva malli toteuttaa uuden tuotteen lanseeraus Suomen markkinoille. Liuskemestareilla ei ollut aikaisempaa kokemusta omien tapahtumien järjestämisestä isommalla mittakaavalla ja COVID19 asetti omat huolenaiheensa ihmisten kokoontumisesta fyysisesti yhteen. Näin ollen messut eivät olisi relevantti vaihtoehto vuonna 2020. Ratkaisuksi haluttiin löytää kustannustehokas ja toimiva konsepti, jota voitaisiin myös käyttää jatkossa muiden tuotteiden lanseeraamiseen. Vallalla olevan pandemian takia haluttiin, että tapahtuman sisältö on katsottavissa, kommentoitavissa ja koettavissa missä tahansa eli tapahtuman tuli olla virtuaalitapahtuma.

Liuskemestarit päätti vertailla muutamaa eri mainos- ja tapahtumatoimistoa ja päätyivät valitsemaan toimijan, joka tarjosi ratkaisun syvällistä läpikäyntiä Liuskemestarien omia asiakkaita ja heidän tarpeitaan tutkien ja hyödyntäen onnistuneen tapahtuman luomiseksi. Yhdessä Huikea Tapahtumatuotannon kanssa lähdettiin selvittämään konseptin onnistumisen takaavia asioita, kuten mikä saisi halutun kohderyhmän osallistumaan tapahtumaan, minkä takia he jättäisivät osallistumatta, minkälaisia odotuksia heillä on ja miten nämä odotukset voidaan täyttää?

Lean tapahtumakonseptointi aloitetaan aina yrityksen tarpeen kartoittamisesta ja ongelman määrittelystä. Tämän pohjalta toteutettava asiakasaltistus voi tilanteesta riippuen olla esimerkiksi koko asiakasrekisterin laajuinen kysely tärkeimmistä tapahtumaan osallistumisen syistä, tai vaikkapa kolmelta tärkeimmältä prospektilta syväluotaavasti selvitetty mielipide suunnitellun tapahtuman ohjelmarakenteesta.

Lean tapahtumakonseptointi aloitetaan aina yrityksen tarpeen kartoittamisesta ja ongelman määrittelystä. Tämän pohjalta toteutettava asiakasaltistus voi tilanteesta riippuen olla esimerkiksi koko asiakasrekisterin laajuinen kysely tärkeimmistä tapahtumaan osallistumisen syistä, tai vaikkapa kolmelta tärkeimmältä prospektilta syväluotaavasti selvitetty mielipide suunnitellun tapahtuman ohjelmarakenteesta.

Lean Tapahtumakonseptoinnilla luotiin kustannushehokkaasti ja ketterästi toimiva, ennakkoon testattu ja monistettava konsepti Leaf Stones -tuotelanseeraustapahtumalle. Konseptoinnin tavoitteena oli luoda myynnillinen bränditapahtuma rakentajille ja arkkitehdeille ja selvittää miten saada tapahtumasta heidän toiveidensa ja tarpeidensa näköinen. Myynnillisyys oli isossa roolissa ja mukana kaikessa toiminnassa, koska kohderyhmän vakuuttaminen uuden Leaf Stones-järjestelmän hyödyistä ratkaisisi, tuleeko konseptista menestys Suomessa vai ei. Uusi järjestelmä haluttiin esitellä mahdollisimman tehokkaasti halutulle kohderyhmälle ja ottaa vahvasti Suomen markkinat haltuun.

Punaisena lankana Liuskemestarien tapahtumakonseptia luodessa oli myynnillinen näkökulma, joten kaikessa suunnittelussa otettiin huomioon, että tapahtumalla on haluttu vaikutus myynnilliseltä kannalta, pohdittiin miten tapahtuma käsikirjoitetaan myynnillisestä näkökulmasta ja mitä tulee tehdä tapahtuman jälkeen?

Konseptoinnin alussa käytiin läpi asiakasprofiilit, joiden avulla saatiin luotua tapahtuman kohderyhmää kiinnostava tunnelma ja teema. Asiakasprofilien luominen on tärkeää myös sen takia, että viestintä pystytään kohdentamaan eri kohderyhmiä puhuttelevaksi. Workshopissa ratkottiin myös mm. millaisilla elementeillä on oikeasti merkitystä lopputuloksen kannalta, millaisella asenteella osallistujat osallistuvat tapahtumaan, millainen käyttöliittymä virtuaalitapahtumassa vaaditaan oikeanlaisen asiakaskokemuksen syntymiseen ja niin edelleen.

Tapahtumaa konseptoidessa haastateltiin arkkitehteja, ja esiin nousi esimerkiksi heidän erittäin kiireelliset aikataulunsa sekä useat, monesti huomiottajäävät kutsut sähköposteissa eri tapahtumiin. Tämän takia erityistä painoarvoa suunnattiin kutsumisprosessin suunnitteluun, joka sisälsi mm. kuohuvaa toimistoille lähetettynä yhdessä tapahtumakutsun sekä tuotenäytteen kera. Osana kutsuprosessia oli myös henkilökohtainen kutsuttujen kontaktointi puhelimitse ja muistutusviestit. Konseptissa syntyneeseen myyntiprosessiin kuului myös, että tapahtuman jälkeen arkkitehtitoimistoille soitetaan, mitä ajatuksia tapahtuma herätti ja sovitaan mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Arkkitehtien kiireellisten aikataulujen takia tapahtumakonseptin kestosta suunniteltiin tiivis kolmenkymmenen minuutin asiapitoinen show.

 

Huikea Tapahtumatuotanto - Case Liuskemestarit - Kuinka luodaan leanisti myynnillinen virtuaalitapahtumakonsepti 1

Toimimalla kohderyhmälähtöisesti sitoutetaan kohderyhmä yrityksen toimintaan. Samalla saadaan arvokasta tietoa siitä, millaisia ongelmia kohderyhmällä on tällä hetkellä liiketoiminnassaan ja miten heitä voidaan paremmin palvella.

 

“Workshop Huikean kanssa auttoi meitä kustannustehokkaasti kirkastamaan, mitkä asiat tapahtumassa ovat meille tärkeitä, saavuttaaksemme tavoitteemme. Saimme myynnillisen, asiakkaillamme testatun konseptin, jota voidaan monistaa ja toteuttaa juuri silloin kuin ajankohta on sopivin. Prosessissa haastateltiin tärkeimpien asiakkaidemme kuulumiset ja saimme korvaamatonta ja yllättävääkin tietoa siitä, kuinka esimerkiksi korona on vaikuttanut ostopäätösten tekemiseen ja mitä asiakkaat myyntiprosessilta toivovat. Nyt voimme turvallisin mielin laittaa isot pyörät pyörimään tulevien tapahtumien toteuttamiseen. ”
-Arttu Jokinen, myyntijohtaja Liuskemestarit

Lean Tapahtumakonseptointi yllättää toistuvasti asiakkaat tehokkuudellaan; Liuskemestarien kanssa konseptointi ajoitettiin viikon ajanjaksolle. Huikea aloitti konseptoinnin isommalla tiimipalaverilla, jonka jälkeen Huikean kordinaattori työskenteli täysipäiväisesti konseptoinnin parissa viikon. Tästä viikon ajanjaksosta asiakas oli mukana kolmetoista tuntia, jaettuna pariin workshoppiin ja muutamaan lyhyempään palaveriin. Asiakkaan reaktio kiteyttää oivallisesti Lean Tapahtumakonseptoinnin idean “En olisi vielä projektin aluksi uskonut, että näin pienellä osallistumisella saadaan näin vaikuttava ja meidän näköinen lopputulos. Asiakasprofiilit ja haastattelut todella toivat meille aivan uusia oivalluksia ja konseptointi varmisti, että toteutamme varmasti vaikuttavan tapahtuman!”

Lopputulos on aina juuri asiakkaalle räätälöity, tarpeeseen vastaava ja tarvittaessa monistettava tapahtumakonsepti. Jos omasta tiimistä löytyy tapahtumatiimi tai huvitoimikunta, voi tapahtuman halutessa toteuttaa omalla porukalla, eli Huikean kanssa toteutettu Lean konseptointi ei ikinä sido asiakasta toteuttamaan lopullista tapahtumaa Huikean kanssa. Vaihtoehtoisesti jos tapahtumayhteistyökumppani löytyy jo, on yhteistyön jatkaminen täysin mahdollista lean konseptointi pohjana.

Lean Tapahtumakonseptoinnin etuja on myös, että lähdettäessä konseptoimaan, budjettia ei tarvitse olla ennakkoon määritelty, koska konseptoinnissa käydään läpi kaikki mahdolliset vaihtoehdot asiakkaan tarpeen mukaisesti.

 

Kirjoittaja

 

Jatketaanko keskustelua etätapaamisessea?

Herättikö teksti ajatuksia tai jättikö se kysymyksiä? Varaa aika kalenteristani, niin jatketaan keskustelua! Kerron mieluusti tarkemmin liinin toimintamallin eduista juuri teidän tapahtumassanne! Tapaaminen ei sido mihinkään.

 

Lue myös: Mitä on lean tapahtumatuotanto, ja millaisia hyötyjä sillä on?

Aiemmassa kirjoituksessamme on avattu liinejä työtapoja ja niiden etuja kattavammin.