Mitä lanseeraustilaisuus voi olla käytännössä?

Tällä sivulla keskitymme eri tavoilla striimattuihin tapahtumiin, joka on ehdottomasti suosituin tapa toteuttaa virtuaalitapahtumia. Tällöin lähetys voi koostua esimerkiksi livestriimistä ja osittain ennakkoon kuvatuista videoista tai jopa täysin ennakkoon kuvatusta materiaalista, joka tuotetaan saumattomattomaksi kokonaisuudeksi ja tapahtumapäivänä luodaan osallistujille illuusio livelähetyksestä.

Mikäli haluat tutustua virtuaalitapahtumien laajempaan kirjoon, lue blogitekstimme!

Tapahtuman striimaus

Miksi järjestää striimitapahtuma? Striimien suurimpana hyötynä on mahdollisuus kustannustehokkaasti saavuttaa paljon laajempi yleisö kuin fyysisellä tapahtumalla ja vieläpä ekologisesti sekä asiakkaan aikaa kunnioittaen. Kun kiireinen kohderyhmä harkitsee tapahtumaosallistumista, on matalampi kynnys osallistua heille kohdennettuun ja räätälöityyn striimitapahtumaan oman työhuoneen näytöltä kuin lähteä ruuhkiin matkustamaan. Oma stream-tapahtuma voi korvata esimerkiksi isoille messuille osallistumisen niin, että satojen muiden osallistuvien yritysten sijaan kaikki huomio kohdennetaan omalle sanomalle ja yleisöksi kutsutaan ja kontaktoidaan henkilöt, jotka yritys messuillakin haluaisi tavoittaa. Striimattu tapahtuma on myös toimiva työkalu uusiasiakashankintaan, koska oikein suunniteltuun ja kohdennettuun etätapahtumaan on pienempi kynnys osallistua kuin fyysiseen tapahtumaan.

Huikea Tapahtumatuotanto on erikoistunut eritoten myynnillisiin tapahtumiin, eli siihen, mitä asioita tulee huomioida konseptoinnissa ja käsikirjoittamisessa, jotta tapahtuman myyntitavoitteet varmasti toteutuvat. Asiakkaille järjestettävissä henkilöstötapahtumissa menestyksen kaavana on toiminut Huikean myynnillisistä tapahtumista ammennettu suunnitelmallisuus ja tapahtuman tarkoituksen ja tavoitteen syvällinen ymmärtäminen.

Kuten tapahtumissa ylipäänsä, erityisesti striimattujen tapahtumien kohdalla tapahtumapäivä itsessään on vain jäävuoren huippu, joka on vain osa koko kävijäpolkua tapahtumakonseptin tavoitteiden toteutumisessa. Tuleva tapahtuma antaa B2B-puolella syyn olla yhteydessä kohderyhmään ennen tapahtumaa ja kertoa tulevasta tapahtumasta ja osallistumisen hyödyistä. Tapahtumamarkkinointia voidaan tehdä monikanavaisesti budjetin ja kohderyhmän mukaisesti ja tapahtumapäivän jälkeen rekisteröityneet kontaktoidaan uudestaan ja sovitaan jatkotoimenpiteistä. Striimitapahtuma on oiva työväline esimerkiksi myyjille, koska tapahtumasta saa myynnin tueksi laadukasta materiaalia, kuten videoita ja kuvia. 

Miten saavutetaan menestyksekäs striimitapahtuma? Kilpailu asiakkaan huomiosta on kovaa ja monelle on ehtinyt muodostua negatiivisiakin kokemuksia esimerkiksi stream-tapahtuman huonosti suunnitellusta. Asiakkaan huomion saadakseen tapahtuman viestinnän ja sisällön tulee olla timanttista, hyvin kohdennettua, hyötyä ja arvoa osallistujalle tuovaa. Tapahtumien toteutuksissa asiakkaan tulisi olla aina keskiössä, pitäen tapahtumasuunnittelun punaisena lankana sen, mitä tapahtuman kohderyhmä sisällöltä ja konseptilta toivoo, ei se mitä tekniikka mahdollistaa tai tapahtuman järjestäjätaho tahtoo tiedottaa. Ammattitaitoisen tapahtumatoimiston käyttö tapahtumissa tuo takuuvarmasti kustannussäästöjä, koska ammattilainen osaa arvioida, mihin asioihin lopputuleman kannalta tulee panostaa ja missä asioissa vastavuoroisesti tarpeen mukaan voi pihistää kustannustehokkaimman lopputuloksen saavuttamiseksi.

Budjetti, kohderyhmä sekä tavoite määrittävät mikä kokonaisuus tapahtumissa toimii parhaiten.

Huikea ei ole tapahtumatoimistona sitoutunut tiettyihin yhteistyökumppaneihin, kuten tekniikkatoimittajiin tai ohjelmatoimistoihin, vaan suunnittelemme aina asiakkaan tavoitteen, budjetin ja kävijöiden mukaisesti parhaan mahdollisen kokonaisuuden. Kauttamme saat niin tapahtuman konseptin, sisällöt sekä teknisen toteutuksen ja tarvittavat ohjelmistot kokeneilta yhteistyökumppaneilta. Tapahtumastriimin viestintään ja markkinointiin tulee käyttää erityistä huomioita, jotta tapahtumaan käytetty aika voittaa kohdehenkilön kaikki muut suunnitelmat ja tapahtumaan osallistumisesta tehdään mahdollisimman helppoa ja vaivatonta.

Meiltä on useasti kysytty esimerkiksi myynnillisten striimitapahtumien hyötyjä videoihin nähden. Toki virtuaalitapahtumissa käytetään myös paljon videoita, ne eivät sulje toisiaan pois. Videot voivat toimia osana tapahtumastriimiä esimerkiksi alussa, tauoilla ja lopussa. Lopputulemana tapahtumastriimistä saa jälkitallenteen, joka sekin voidaan tarpeenmukaan leikata sisällöiltään erilaisiksi kohdennetuiksi klipeiksi. Striimatuissa tapahtumissa asiakkaalle tarjotaan vuorovaikutteinen elämys ja osallistumisen ja vaikuttamisen mahdollisuus myyntitilanteessa. Brändin näkökulmasta striimatun tapahtuman järjestäminen luo kuvaa rohkeudesta markkinoinnillisissa toimenpiteissä.

Huikea Tapahtumatuotanto voi suunnitella koko striimikokonaisuuden, tai tarpeenmukaisesti olla avuksi jossain yksittäisessä osassa, kuten esimerkiksi tapahtuman käsikirjoituksessa. Käsikirjoitus on yksi striimattujen tapahtumien tärkeimmistä yksittäisistä alueista, sillä ilman tavoitteiden mukaisesti tehtyä käsikirjoitusta tapahtumalta putoaa pohja pois. Ilman hyvää käsikirjoitusta tapahtumasta tulee levoton ja tärkeimmät asiat unohtuvat helposti lopullisessa toteutuksessa ja jäävät pois kohderyhmälle suunnatuista ydinviesteistä. Striimattujen tapahtumien haasteena on kiinnostava ja tarkka kohdentaminen ja sisällön suunnitteleminen niin puhuttelevaksi, ettei huomio herpaannu muihin toimiin tapahtuman aikana. Jos tapahtuma ei tempaa mukaansa, se on liian helppo jättää pyörimään yksinään taustalle tai välilehdelle.

Katso Huikean tuottaman striimatun tapahtuman kuvauspäivän lomassa kuvattu video, jossa Anniina keskustelee virtuaalitapahtumista Maikki Median juontaja Tuuli-Elina Ruuskasen kanssa. Videolla Tuuli-Elina kertoo mm. miten kameralle esiintyminen eroaa yleisölle esiintymisestä, ja Anniina valottaa virtuaalitapahtumien budjetin vaikutusta tapahtuman lopputulokseen.

Mistä lähteä liikkeelle virtuaaliviidakossa?

Ensimmäiseksi tulee miettiä erittäin tarkkaan tapahtuman tavoite, eli mitä konkreettisia asioita tapahtumalla halutaan saavuttaa? Toisin sanoen, tulisi vastata kysymykseen miksi tapahtuma järjestetään? Myynnillisissä tapahtumissa kohderyhmän pöyhimiseen kannattaa panostaa esimerkiksi tekemällä asiakasprofiilit, jolloin saadaan kohdennettua viestintä ja sisältö oikein. Vasta, kun tavoitteet ja kohderyhmä ovat kirkkaina mielessä, siirrytään erilaisten elementtien ja oikeanlaisen sisällön suunnitteluun, eli siihen, miten tapahtuma järjestetään. Mitkä ovat ne tärkeimmät elementit, jotta asetetut tavoitteet täyttyvät, kuten esimerkiksi verkostoitumismahdollisuus, sponsorien esittelyt tai myyjien tapaaminen? Suunnittelun viimeinen vaihe on konseptoida lopullinen ratkaisu, eli mistä konkreettisista osista tapahtuman voi koostaa budjetin rajoissa.

Tämän hetken suosituin ammattimainen virtuaalitapahtuma rakentuu tapahtumastriimin ympärille. Lähetys voi koostua esimerkiksi livestriimistä ja osittain ennakkoon kuvatuista videoista tai jopa täysin ennakkoon kuvatusta materiaalista. Tällaiset kokonaisuudet sisältäen konseptoinnin, tapahtumatuotannon, käsikirjoittamisen ja muut tapahtumatuotannon elementit, kustantavat välillä 8 000-30 000 € + alv, riippuen tapahtumaan halutuista elementeistä ja markkinoinnista. Lopputulos ei ole kiinni budjetista, mutta budjetti vaikuttaa paljolti siihen, minkälaista konseptia tapahtumassa on mahdollista käyttää. 

Tapahtuma on aina suuri ajallinen ja rahallinen panostus. Tapahtumatoimiston rooli  konseptoinnissa on suunnitella ja varmistaa kohderyhmän huomion kiinnittäminen ja stream-tapahtuman asiakaskokemus ensimmäisestä Save the date -huomiosta aina tapahtuman jälkeisiin toimenpiteisiin, kuten asiakkaan kontaktoimiseen ja jatkotoimenpiteiden sopimiseen.

Myynnilliset striimitapahtumat

Huikea Tapahtumatuotanto on erikoistunut eritoten myynnillisten tapahtumien suunnitteluun. Tiedämme, mitä etämyyntiprosessissa tulee kokonaisvaltaisesti huomioida, jotta saavutetaan toivottu lopputulos asiakkaan kannalta. Striimin avulla voidaan kustannustehokkaasti tuottaa myös paljon materiaalia markkinoinnin ja myynnin tueksi, kuten kohdennettuja videoita ja kuvia tapahtumatallenteen lisäksi.

Erityisesti lanseeraustapahtuma toimii streamina erityisen hyvin, mikäli uutuustuote tai palvelu halutaan saada mahdollisimman nopeasti ja innostavasti tuotua toivotun kohderyhmän tietoisuuteen. Tapahtumaa varten rakennettu suunnitelma toimii myyjien etätyökaluna, jossa asiakaskokemus ja jopa tapaamiset rakentuvat tarpeenmukaisesti suunnitellulle alustalle. Lanseeraustapahtuman voi järjestää myös monistettavasti kohdennettuna eri kohderyhmille kuten asiakkaille ja erikseen alihankkijoille erikseen.

Henkilöstötapahtuman striimaus

Tiimihengen luominen, työntekijöiden palkitseminen ja kiittäminen ovat tärkeitä elementtejä henkilöstön hyvinvointiin ja pysyvyyteen. Hauskalla ja osallistavalla tavalla voidaan voidaan striimin välityksellä järjestää myös erilaisia työntekijöille suunnattuja tapahtumia, kuten pikkujoulut tai kesäjuhlat. Striimin hyötynä on, että kaikki työntekijät pääsevät varmasti osallistumaan tapahtumaan, kenenkään ei tarvitse matkustaa ja saavutetaan kustannussäästöjä. 

Ohjelmassa voi olla esimerkiksi räätälöity, sytyttävä valmennus, artistin uniikki esiintyminen innostavine välispiikkeineen tai oluenmaistelu asiantuntijan ja koomikon vuorovaikutuksella höystettynä. Jokaisella työyhteisöllä on omanlaisensa painopistealueet ja inside-vitsinsä, jotka otetaan mukaan tapahtuman suunnitteluun ja tehdään yhdessä uniikki ja persoonallinen, työmotivaatiota ja yhteenkuuluvuutta lisäävä tapahtuma.

Jäikö kysyttävää?

Katso yhteystietomme, jätä tarjouspyyntö alle tai sovi Anniinan kanssa tapaaminen kalenteristamme, niin tarkennetaan! Keskustelun aloittaminen ei tietenkään sido mihinkään. Puhelun tai tapaamisen jälkeen teille on entistä selkeämpää, miten stream-tapahtumaa kannattaa alkaa suunnitella, jotta se yllättää positiivisesti yleisönsä ja pysyen kuitenkin budjetissa!