Vuokratuottaja

Huikean vuokratuottaja on oiva lisä pienemmän tapahtuman tuotantotiimiin, niin suunnittelemaan tai jopa toteuttamaan yhdessä tapahtumanne. Ammattilainen tuo tapahtumaan kustannussäästöjä tehokkaalla työskentelytavalla ja markkinoiden hintatason tuntemuksella, eikä aika kulu asioiden selvittelyyn. Palvelun sisältö räätälöidään tilanteen mukaan, ja se voi olla esimerkiksi

• tapahtumakäsikirjoituksen laatiminen
• tilojen, cateringin ja esiintyjien varaaminen
• valmiin tapahtumasuunnitelman läpikäyminen ja kehitysehdotukset
• tapahtuman markkinointisuunnitelman ja -budjetin laatiminen
• Tai vaikka tapahtumakoordinaattori tapahtumapäiväksi!

Vuokratuottajan avulla minimoit tapahtumaan käytettyjä työtunteja, ja vältät odottamattomat yllätykset! Ennen tapaamista kirkastetaan yhdessä tapahtumanne tavoitteet ja miksi tapahtuma järjestetään. Tapaamisessa suunnitellaan tarkemmin mitä toimenpiteitä tulee tehdä, jotta tapahtuman toteutus ylittää odotukset!

Virtuaalivuokratuottaja

Huikealta on jo pitkään voinut vuokrata tuottajan omaan tapahtumatuotantoon. Vuokratuottajaa käytetään monista syistä – tuomaan tiimille uusia ideoita, apukäsiksi, konsultoimaan, projektinjohtajaksi tai tuomaan kokemuksen kautta tietoa erilaisista ratkaisumalleista ja toimintatavoista.

Tapahtumien siirryttyä verkkoon, myös Vuokratuottajan toimenkuva muuttui virtuaaliseksi. Huikean Vuokratuottaja osana tuotantotiimiä puoltaa paikkaansa erityisesti silloin, jos virtuaalitapahtuman järjestäminen ei ole tuttua, mutta koko tuotantoa ei silti haluta ulkoistaa tapahtumatoimistolle. Tällöin Vuokratuottaja tuo tiimille joustavaa ja tilanteeseen mukautuvaa konsultointiapua.

Vuokratuottaja on paikallaan, kun…

• on kiire → kokeneella ammattilaisella on paineensietokyky kohdallaan ja työskentely on tehokasta
• virtuaalitapahtumat ovat tuotantotiimille vieraita → kaikkien aikaa säästyy, kun tiimissä on mukana ammattilainen, jolla on kokemusta ja sitä kautta tietää mitä pitää tehdä ja miksi
• resurssipula painaa päälle → jokainen voi keskittyä omaan ydintehtävänsä, kun tapahtumatuotannon tehtäviä on ulkoistettu – pienikin tapahtuma voi helposti olla yllättävän aikaavievä!
• kohderyhmän kiinnostuksenkohteet eivät ole selvillä → Vuokratuottajan kokemus auttaa konseptoimaan tapahtuman, jotta se houkuttelee ja kiinnostaa oikeaa kohderyhmää. Vuokratuottaja auttaa sparraamaan esimerkiksi millainen ajankohta, ohjelma ja ydinviestit tarvitaan kohderyhmän saavuttamiseksi
• tapahtumasuunnitelma kaipaa vielä ‘’sitä jotakin’’ → Vuokratuottaja voi konsultoida suunnitelmat ja antaa niihin kehitysehdotuksia. Monesti yrityksen ja toimialan ulkopuolinen henkilö pystyy paremmin arvioimaan tapahtumasuunnitelmaa objektiivisesti, jonka lisäksi vankka tapahtumakokemus auttaa luomaan ratkaisuja, joilla villeistäkin ideoista saa toteutettavia.
• markkinointisuunnitelma ja -budjetti on laatimatta → Vuokratuottaja auttaa valitsemaan toimenpiteet, joilla tavoitat mahdollisimman kustannustehokkaasti mahdollisimman suuren joukon kohderyhmääsi, ja innostat heidät saapumaan tapahtumaan
• tapahtumapäivälle ei ole hostia → jos tapahtumapäivän roolit eivät ole selkeitä, voi Vuokratuottaja ottaa esimerkiksi hostausvastuun tapahtumapäivänä huolehtien vaikkapa käsikirjoituksen seuraamisesta ja toteutumisesta yhteistyössä esiintyjien, juontajan ja tekniikan kanssa.

Hinnasto

Vuokratuottaja 8h 1000 € + alv 

Esimerkki 8 tunnin tuloksista: 

Kahdeksan tunnin aikana ehditään esimerkiksi valitsemaan paras mahdollinen tapahtumapaikka tai studio, esiintyjät, alusta, teema, sisältö tai päättää mahdolliset markkinointi- ja kutsumistoimenpiteet budjetin mukaisesti sekä miettiä, miten osallistujia aktivoidaan ja kannustetaan osallistumaan myös etänä.

Vuokratuottaja 12h 1500 € + alv 

Esimerkki 12 tunnin tuloksista: 

Kahdessatoista tunnissa ehditään suunnitella perusasioiden lisäksi esimerkiksi tapahtuman tavoitteen saavuttamista ja sen vaatimia toimenpiteitä. Esimerkiksi myyntitapahtumassa myyntipolun suunnittelu tai tapahtumakonseptin kasvattaminen tai monistaminen tulevaisuudessa. Käydään läpi esimerkiksi miltä tapahtuman jälkeen näyttää? Kuinka osallistujat kontaktoidaan ja kuinka heille viestitään tapahtuman lisäksi ennen ja jälkeen?  Mitä toimenpiteitä tapahtumassa tulee tehdä, jotta tapahtuman osallistujasta tulee asiakas?

Paketit sisältävät tapahtumaanne perehdyttävän puhelinpalaverin ja ennakkoideoinnin Huikean suunnittelutiimillä, sekä tapahtumatuottajan työskentelemään tiiminne kanssa 7 tai 11 tunnin ajaksi etäyhteydellä. Seuraavat tunnit 135 €/h, tai vaihtoehtoisesti voimme laskea erillisen tarjouksen pidemmästä sopimuksesta!

Hinnat on laskettu niin, että Vuokratuottaja työskentelee virtuaalisesti etäyhteyksin – tarvittaessa Vuokratuottaja saapuu myös toimipisteellenne, jolloin Tampereen ulkopuolelle hintaan lisätään voimassaoleva kilometrikorvaus.

Huom! Jokainen tapahtuma on aina uniikki, sisältäen aina uniikkeja tehtäviä vaihtelevia määriä – tässä on esitetty kourallinen erilaisista toimenkuvista, joissa Vuokratuottaja voi toimia. Lopulliset tehtävät ja vastuut katsotaan kuitenkin aina tapauskohtaisesti, niin käytettävissä olevan ajan kuin tapahtuman vaatimusten mukaan.

Vuokratuottaja voi tarpeen mukaan työskennellä 1-2 päivää keskeytyksettä, tai paketti voidaan pilkkoa usean viikon ajalle, jolloin Vuokratuottaja voi olla mukana koko tapahtumatuotannon ajan jeesaamassa ja konsultoimassa, sekä toteuttamassa valittuja tehtäviä.

© Miikka Varila