Millainen on lean tapahtumatoimisto?

Tapahtumasuunnitelman luominen koostuu monista pienemmistä ja isommista kysymyksistä, joihin voidaan vastata kokemuksella, tiedolla, arvauksella, datalla, mutulla tai monella muulla tavalla. Useimmiten lopullinen tapahtumasuunnitelma on kaiken tämän kokonaisuus. Lean tapahtumatoimisto rakentaa tapahtumakonseptin, joka perustuu enemmän dataan ja vähemmän mutuun.

Lean Tapahtumakonseptointi mahdollistaa tapahtuman onnistumisen edellytysten testaamisen jo tapahtumaa suunnitellessa – sitouttaen ja osallistaen samalla kohderyhmän.

Miksi tapahtuman kohderyhmä kannattaa ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa?

Perinteisesti tapahtumia testataan jälkikäteen erilaisin kyselyin ja tutkimuksin. Kohderyhmän, kuten asiakkaiden, jäsenten tai yhteistyökumppaneiden, ottaminen mukaan suunnitteluprosessiin välttää monta miinaa, kun ei tarvitse arvailla mitä kohderyhmä haluaa tai millaisia kynnyskysymyksiä sillä on, vaan tehdyt päätöksen voi perustaa oikealle datalle arvailun sijaan. Mukaanottaminen suunnitteluvaiheessa lisää myös halukkuutta osallistua tapahtumaan, ja sitouttaa yritykseen aiempaa enemmän.

Ennakkoon voidaan testata tai yhdessä luoda koko tapahtumakonsepti aivan alusta, kartoittamalla hyvin perustavanlaatuisia asioita, kuten esimerkiksi tapahtuman sijainti tai virtuaaliset elementit, eli mikä on kohderyhmän kannalta paras sijainti ja/tai millaiset elementit virtuaalitapahtumassa saavat nauliutumaan ruudun ääreen. Vaihtoehtoisesti testaaminen voi keskittyä hyvinkin kapealle osalle tapahtumaa, ja tehdä syvempi tehoisku tiedettyyn ongelmakohtaan. Tällaisia osa-alueita ovat esimerkiksi myynnin ja tapahtuman myyntipolun suunnittelu, eli olemassa olevan myyntistrategian läpikäynti ja tehostaminen tai mediastrategia ja mediahuomio, eli millaisella ydinviestillä median huomio saavutetaan ja kuinka se näkyy tapahtumassa.

Lean Tapahtumakonseptointi aloitetaan aina yrityksen tarpeen kartoittamisesta ja ongelman määrittelystä. Tämän  pohjalta toteutettava asiakasaltistus voi tilanteesta riippuen olla esimerkiksi koko asiakasrekisterin laajuinen kysely tärkeimmistä tapahtumaan osallistumisen syistä, tai vaikkapa kolmelta tärkeimmältä prospektilta syväluotaavasti selvitetty mielipide suunnitellun tapahtuman ohjelmarakenteesta.

Kohderyhmälähtöisellä työskentelyllä on kolme vahvaa etua: Se sekä sitouttaa halutun kohderyhmän tapahtumaan jo ennakkoon, samalla antaen arvokasta informaatiota kohderyhmän haasteista ja ongelmista, joita tapahtumalla voidaan ratkaista. Toimintamalli antaa myös ajankohtaista tietoa asiakkaan tilanteesta esimerkiksi miten korona on vaikuttanut heidän tilanteeseensa tai siihen miten he toivovat myyntiprosessilta jatkossa.

Huikea on lean tapahtumatoimisto

Toisinsanoen työskentelymme pohjana on ensin testata tapahtuma tai sen ratkaisevat osat kohderyhmällä, ja hyödyntää tätä dataa tapahtumatuotannossa, jotta tapahtumasta saadaan menestys. Leanisti toimien varmistetaan, että tapahtuma on testattu timanttiseksi ja kaikkia tavoitteitansa vastaavaksi kokonaisuudeksi jo ennen itse tapahtumaa, ja järjestäjätaho voi luottavaisin mielin keskittyä tapahtumasuunnitelman toteuttamiseen. 

Tunnetko asiakkaasi tai tapahtumasi kohderyhmän oikeasti? Tapahtuma on iso investointi, joten se on väärä paikka arvailla, mitä tapahtumakävijä tapahtumalta odottaa, kun vastaus on selvitettävissä myös ennakkoon. Lean tarkoittaa käytännössä arvon lisäämistä ja tuottamattomien elementtien poistamista tapahtumakonseptista. Se on siis kevyttä ja nopeaa kehitystyötä. Lean tuo tapahtumasuunnitteluun kustannustehokkuutta, kun lopulliseen konseptiin jää vain kävijälle merkittäviä elementtejä ja turhasta ei tarvitse maksaa. Näinollen alun suunnittelun työ on pois kustannuksista myöhemmässä vaiheessa. Tapahtumakonsepti rakennetaan kohderyhmää kuunnellen ja osallistaen mukaan kehitystyöhön.

Parasta leanissa toimintamallissa on, että se taipuu aivan kaikenlaisten ongelmien tarkastelun sapluunaksi. Lean tapahtumakonseptointia voidaan käyttää esimerkiksi työntekijöiden tai liittojen jäsenten sitouttamiseen, myynnin kasvattamiseen, arvon tuottamiseen… Kehityskohde on aina yksilöllinen ja tilannesidonnainen, jolloin myös lopputulos on aina juuri asiakkaalle räätälöity, tarpeeseen vastaava ja tarvittaessa monistettava tapahtumakonsepti.

Huikean periaatteena on, että tapahtumaa ei tulisi koskaan järjestää ilman tavoitetta. Huikean työskentelyssä tapahtuman tavoite on aina keskiössä, ja suunnittelusta toteutukseen pidetään aina kirkkaana mielessä miksi tapahtumaa tehdään. Tavoite voi olla pieni tai iso, mahtipontinen tai arkipäiväisempi – mutta jokaisen elementin tapahtumassa tulisi olla jonkin tavoitteen saavuttamista varten, ja jokaisen elementin tulisi tuottaa oikeaa lisäarvoa. 

Hyvin suunniteltu tapahtuma voi olla vastaus vaikkapa seuraaviin kysymyksiin:

• Kuinka sitouttaa asiakas paremmin?
• Kuinka lanseerata uusi tuote onnistuneesti?
• Kuinka kasvattaa myyntiä tehokkaasti?
• Kuinka vahvistaa yrityksen brändiä?
• Kuinka toteuttaa ikimuistoiset juhlat?

Jotta vastaus näihin kysymyksiin saataisiin jo ennen tapahtumapäivää, Huikea vannoo liinien työtapojen nimeen, testaten erilaisia tapatumaelementtejä tapahtuman kohderyhmällä aina kun mahdollista.

Tapahtuma, joka toteutetaan testaamatta, ja jossa päätökset pohjautuvat datan sijaan mutuun, voi koitua kalliiksi. Tarkkaankaan mietitty asiakaspolku ei todennäköisesti johda haluttuihin tuloksiin, jos se ei perustu kävijäkokemukseen ja kohderyhmätuntemukseen. Toimimalla kohderyhmälähtöisesti sitoutetaan kävijöitä yrityksen toimintaan. Samalla saadaan arvokasta tietoa siitä, millaisia ongelmia kohderyhmällä on tällä hetkellä ja miten heitä voidaan paremmin palvella.

Tapahtumalla saavutettavia tuloksia voi muuttaa vain muuttamalla toimintamalleja.

Lean Tapahtumakonseptoinnin etuna on sen myötä nopeasti starttaava projekti: Alustava tapahtumakonsepti testauksineen toteutetaan tarvittaessa viikon aikana, edes tapahtumalle varattavaa budjettia ei tarvitse olla tiedossa aloitettaessa. Kohderyhmän kartoitus kannattaakin toteuttaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jotta tarvittavat muutokset ehditään implementoimaan tapahtumasuunnitelmaan.

Haluatko kuulla lisää?

Katso yhteystietomme, jätä viesti tai varaa tapaaminen kalenteristamme , niin jutellaan lisää aiheesta! Alustava rupattelu ei velvoita vielä mihinkään, vaan voimme käydä läpi, millä tavalla liinit toimintamallit tukisivat juuri teidän tapahtumaanne.

Huikea Tapahtumakauppa