Miten teillä näytetään henkilöstölle, kuinka tärkeitä he ovat?

Miltä henkilöstöjuhlat näyttävät vuonna 2022?

Koska viimeksi koko tiiminne on kerääntynyt yhteen Teamsin ulkopuolella, ylipäätään lainkaan, saatika juhliakseen? Kuinka monet onnistumisskumpat, kuulumistenvaihtokahvit tai iltapäivän naurut on jääneet välistä, koska ihmiset eivät enää kokoonnu toimistolle kuten ennen? Kuinka paljon hallaa tämä tekee hyvinvoinnille, tiimiytymiselle ja työmotivaatiolle?

Elämme post-korona-aikaa, ja vaikka Covid ei näy monessakaan tilanteessa enää arjessamme, on se jättänyt työkulttuuriin pysyviä muutoksia. Niihin työyhteisöihin, joissa työskentely onnistuu etänä, on kotitoimistot tulleet jäädäkseen. 

Kasvokkain tapahtuville tapahtumille on näin monen etätyövuoden jälkeen kysyntää, mutta toisaalta samalla on totuttu myös etäosallistumisen helppouteen. Kun kiireellinen aikataulu ei mahdollista matkustamista ja yöpymistä tapahtumakaupungissa, on hybriditapahtuma osallistujalle mahtava vaihtoehto. Hybridinä toteutettu tapahtuma mahdollistaa sekä tapahtumapaikalla fyysisesti kokoontumisen että osallistumisen tapahtumaan etänä. 

Korona mietityttää edelleen monia, vaikka se ei tällä hetkellä akuutti uhka olekaan. Eikä suotta! Hankaloitti ja suorastaan pilasihan se monen yrityksen suunnitelmia. Tapahtuma on iso investointi, eikä vara venettä kaada. Kun tapahtuma suunnitellaan hybridiksi heti tuotannon alkuvaiheessa, poistuu myös koronan tuoma jännityselementti. Hybridiksi suunniteltua tapahtumaa ei tarvitse siirtää tai peruuttaa, vaan se voidaan järjestää vaihtoehtoisesti myös täysin verkossa. Hybriditapahtumat ovat koko henkilökunnalle saavutettavia ajasta ja paikasta riippumatta.

© Miikka Varila

Miksi henkilöstötapahtuma?

• motivaation ylläpitäminen
• henkilöstön terveys ja hyvinvointi
• työskentelyn kustannustehokkuus
• etäileviin työkavereihin tutustuminen
• työn mielekkyys
• henkilöstön vaihtuvuuden minimointi

Miksi tapahtumatoimisto?

Tapahtumatoimisto tuo tuotantoprosessiin ammattimaisen otteen, realistisesti suunnitellut aikataulut, tuen ja turvan sekä valmiit verkostot. Vaikka ulkopuolisen tuottajan kustannus tuntuisi äkkiseltään isolta, jää monesti laskematta yhtälöön mukaan ammattituottajan tehokkuus.  Ammattilaisella on lisäksi kyky asettaa realistinen aikataulu ja pysyä siinä – tapahtumaviikolla ei tarvitse panikoida sitä, mistä saadaan extempore tilattua unohtuneet kyydit tai skumpat. Ja jos jotain muutoksia tai lisäyksiä viimehetkellä halutaankin, ei niiden vuoksi tarvitse menettää yöunia tai painaa budjettia miinukselle, kun tehtävä on ulkoistettu osaaviin käsiin.

Pandemiatilanne nostaa tapahtuma-ammattilaisen arvoa ennestään: pitää sitten huolehtia fyysisen tapahtuman terveysturvallisuudesta tai siirtää pikapikaa uusien rajoitusten noudattamiseksi tapahtuma täysin virtuaaliseksi, ei kokeneella tuottajalla mene sormi suuhun. Tapahtumatuottajan uuteen arkeen kuuluu terveysturvallisista tapahtumista ja -toimintamalleista ajantasalla pysyminen, vaikka monesti tuntuukin, että lähes päivittäin muuttuvista ohjeista on vaikea saada selkoa. Lisäksi monissa liemissä keitetty tuottaja ei saa stressikäyrää nousemaan kovin pienistä; ennakkoon suunniteltu tapahtuman virtuaalitoteutus ei hätkäytä ammattituottajaa, vaan tapahtuma viedään maaliin ikäänkuin muutoksia ei olisi ilmennytkään.

Huikea Tapahtumatoimisto tuo henkilöstötapahtumiin järjestämistään myynnillisistä tapahtumista ammennettua suunnitelmallisuutta ja tapahtuman tarkoituksen ja tavoitteen syvällistä ymmärtämistä. Huikean vahvuudet löytyvät tapahtuman tavoitteen mukaisesta käsikirjoittamisesta ja suunnittelusta. Työskentelemme mielellämme yhdessä asiakkaan kanssa, mutta tarvittaessa koko tuotanto pienintäkin yksityiskohtaa myöten voidaan hoitaa ammattitaitoisen tiimimme välityksellä. 

© Miikka Varila

Mikä tekee teidän työpaikastanne erityisen?

Parhaat läpät, paras tiimihenki tai jatkuva pieni skabailu, joka saa kaikki toistuvasti ylittämään itsensä?

Koska jokainen tapahtuma on uniikki, kaivamme yhdessä esiin sen, mikä tekee teidän työyhteisöstänne uniikin, ja tuomme sen osaksi tapahtumaa. Koska tiedämme myös, että budjetit on annettu ylhäältä ja ovat monesti rajallisia, olemme luoneet mallin, jonka ansiosta tapahtuman voi tavoitteita tinkimättä toteuttaa kustannustehokkaasti. Mallissamme tapahtuma koostuu erilaisista moduuleista, joita voi valita mukaan haluamansa. Tällainen tapahtuman luontimalli mahdollistaa myös sujuvan työskentelyn yhdessä – mikäli teillä on tiedossa paras mahdollinen tapahtumapaikka ja sovittuna lyömätön diili, voidaan työnjako sopia sen mukaisesti.

Kuinka Huikea toteuttaa tiimipäiviä?

Huikean työskentelyn yksi perusperiaate on lean toimintamalli. Sen avulla on mahdollista samanaikaisesti saavuttaa kustannustehokkuutta kuin tehostaa yksilöllisten tavoitteiden ja toiveiden toteuttamista. Huikea kuuntelee asiakkaan toiveiden lisäksi myös suoraan kohderyhmän tarpeita, ja yhdistelee saatua infoa kokemukseen ja lukuisiin menneisiin tapahtumiin. Tällä hetkellä suosituimmaksi tuotteeksemme on noussut moduuleista koottavat henkilöstöpäivät. Niissä yhdistyy niin kustannustehokkuus, uniikkius, joustavuus kuin se tärkein: jokaisen yrityksen tärkeimmän pääoman, eli henkilöstön, muistaminen ja palkitseminen.

Koostettaessa tapahtuma erilaisista moduuleista, voi lopputulos olla mitä tahansa valittujen moduulien mukaan. Yksi suosituimmista kokonaisuuksistamme lainaa teemansa festareista, josta on napsittu festaripassien ympärille rakennettua tiimiytymistä, open micissä heittäytymistä ja parhaiden hetkien tallentamista polaroid-kuviin. Yhtä hyvin lopputulos voi olla asiallisen juhlava, kun vaihdetaan festarisomisteet valkoliinaisiin pöytiin, polaroidit järjestelmäkameraan ja dress code kesämekosta iltapukuun. Millaisista elementeistä teidän juhlanne koostuvat?

© Miikka Varila

Mitä Huikean toteuttama tiimipäivä kustantaa?

Hinnaston tai hintaesimerkin koostaminen tapahtumapalveluille on aina haastavaa jokaisen tapahtuman uniikin luonteen vuoksi.

Alta voit ladata esimerkkibudjetin sadan vieraan henkilöstöpäivästä. Esimerkki on keskiarvo suosituimmista palveluistamme, joten sillä voi varmasti moni hahmottaa suuntaviivoja tapahtuman kustannuksille. Kuitenkin jokainen tapahtuma käynnistetään sillä, että hinnat ja työtunnit tarkistetaan jokaista asiakasta varten, ja käydään läpi yksilölliset toiveet esimerkiksi esiintyjien, teeman ja somistuksen osalta. Toteutamme aina asiakkaan ja halutessa koko tiimin toiveita vastaavan tapahtuman, emmekä toteuta esimerkin tapahtumaa liukuhihnalta kaikille – ellei niin tietysti erikseen toivota.

Haluatko kuulla lisää?

Katso yhteystietomme, jätä tarjouspyyntö alle tai varaa tapaaminen kalenteristamme, niin jutellaan lisää aiheesta! Alustava rupattelu ei velvoita vielä mihinkään, vaan kerromme mieluusti lisää, millaisista moduuleista juuri teidän tiimipäivänne voisi koostua, ja miettiä millainen tapahtuman teema kuvaisi työkulttuurianne parhaiten!