Tässä on ekologisin tapa tuottaa tapahtumia!

Yksi virtuaalitapahtuman suurimmista hyödyistä: ekologisin tapa tuottaa tapahtumia

Koronapandemia on aiheuttanut monille haasteita päästä myyntitavoitteisiin, ja samalla myynnin prosessit ovat muuttuneet. Tiedätkö, mitä ydinkohderyhmäsi toivoo myyntiprosessiltanne nyt? Koronatilanne on ottanut taas takapakkia, ja tapahtumia sekä messuja on siirretty jälleen, vaikka pandemian piti tässä vaiheessa olla enää muisto vain. Kuka tietää, kauanko tilanne vielä pitkittyy, Helsingin Sanomien artikkelin mukaan jopa 4-5 vuotta.

Virtuaalitapahtumat myynnin ja markkinoinnin väylänä sekä lisäävät kykyä varautua kriiseihin tulevaisuudessa, että auttavat palautumaan koronakriisin aiheuttamasta myynnin notkahduksesta tarjoamalla työkaluja tehokkaaseen uusasiakashankintaan ja vanhojen asiakkaiden sitouttamiseen. Verrattuna perinteisiin myynnin työkaluihin, virtuaalitapahtumat ovat kustannustehokkaita, monistettavia, ekologisia ja tavoittavia; niillä on helposti tavoitettavissa kotimaisen yleisön lisäksi kansainväliset asiakkaat.

Jos vuosien tai jopa vuosikymmenien kokemus on osoittanut, että yrityksessänne tulosta tehdään tapahtumilla, ei maailmanlaajuinen pandemiakaan ole vielä syy siirtyä haeskelemaan toimivaa myyntikanavaa sosiaaliseen mediaan. Sen sijaan tapahtuma on mahdollista viedä verkkoon – lisänään vielä hyötyjä, joita fyysisellä tapahtumalla on haastavampi saavuttaa yhtä tehokkaasti.

Huikea Tapahtumatuotanto - Liuskemestarit - Virtuaalitapahtumat

Voisiko teidän ekotekonne olla virtuaalisten tapahtumien suosiminen vielä pandemian jälkeenkin?

Virtuaalitapahtuman hyödyt ja edut perinteiseen verrattuna

Virtuaalitapahtuma on oivallinen tapa tavata ihmisiä maailmanlaajuisen pandemian kourissa, se on myös äärimmäisen kustannustehokas työkalu myyjälle normaalissakin maailmantilanteessa. Virtuaalitapahtuman etuina perinteiseen tapahtumaan verrattuna on edullisuus, matala kynnys osallistua välttämällä matkustamisen, ekologisuus, datan hyödyntäminen ja monistettavuus. Virtuaalitapahtuma on tehokas keino luoda mielikuvaa brändin edelläkävijyydestä markkinoinnissa, myynnin työkaluna sekä tavoittamaan kohderyhmä kustannustehokkaasti.

Sen lisäksi, että tapahtumia haastaa matkustus- ja kokoontumisrajoitukset, on korona tehnyt pysyviä muutoksia myös ihmisten ostotottumuksiin. On totta, että on heitä, jotka malttamattomina odottavat taas fyysisiin tapahtumiin pääsemistä ja ihmisten kohtaamista, mutta on myös merkittävän paljon heitä, jotka ovat todenneet liian helpoksi – ja itselleen uudeksi normaaliksi – tavan suorittaa koko elämä omalta kotisohvalta käsin. Tällöin myyntikanavien on joustettava tarjoamaan mahdollisuus ostamiseen myös heille, jotka eivät aio enää ihan pienestä niin sanotusti eväänsä liikauttaa, vaikka se taas mahdollista olisikin.

Kuinka erityisesti ekologisuus toteutuu virtuaalitapahtumissa?

Vähentämällä matkustustarvetta, virtuaalitapahtumat tuovat tapahtumaskeneen niin ekologisuutta kuin saavutettavuutta. Virtuaali- tai hybriditoteutuksella saadaan tapahtumia vietyä niillekin, joille etäisyydet ja matkustaminen nousisivat esteeksi tapahtumaan osallistumiseen – oli kyse sitten maailmanlaajuisen yleisön tavoittelusta suurtapahtumaan tai paikallisen yleisön houkuttelusta vaikkapa pienempään tiedotustilaisuuteen. Digitaalisten palveluiden määrätietoinen kehittäminen tekee tapahtumasta saavutettavamman sekä uudistaa perinteisiä käsityksiä palveluiden tarjoamisesta.

Monella organisaatiolla on kunnianhimoisia tavoitteita saavuttaa vihreitä arvoja, joiden saavuttamiseen virtuaaliset tapahtumat ovat oivallinen mahdollisuus. Virtuaalisten tapahtumien ansiosta vähenee niin tarve matkustaa, monissa tapahtumissa syntyvä ruokahävikki, tarve tuottaa usein kertakäyttöiseksi jäävää tapahtumasomistetta ja muuta materiaalia sekä monia muita ympäristöä kuormittavia tekijöitä, kuten tarve ajaa tekniikkaa ja lavasteita rekoilla eri kaupunkeihin.

Perinteisessä tapahtumassa ekologisuuden faktoreita ovat mm. hiilipäästöt, kasvihuonekaasut, jätteet, vedenkäyttö, energian käyttö, maankäyttö ja suorat vaikutukset paikalliseen ekosysteemiin. Virtuaalitapahtumassa vastaavia faktoreita ovat mm. tapahtumasivu, videohostaus ja -striimaus, osallistujien laitteiden käyttö, lähetetyt lahjat ja giftbagit ja e-jäte sekä käytettävien välineiden ja materiaalien elinkaari. Virtuaalitapahtumillakin siis on vaikutuksensa ympäristöön, mutta ne ovat huomattavasti pienempiä.

Äärimmilleen vietynä virtuaalisessa tapahtumissa voidaan heikentää lähetyksen kuvanlaatua parhaasta hyväksi ja pyytää osallistujia sulkemaan omat kameransa, jolloin lähetyksen ympäristökuormitus vähenee olemattomaksi. Myös suosimalla giftbagien eli kotiin lähetettävien tervehdysten sijaan virtuaalisia tervehdyksiä ja muistamisia osallistujille sekä huolehtimalla tapahtumatuotannossa käytettävien laitteiden ja somisteiden elinkaaresta, päästään hyvin vähän ympäristöä kuormittaviin tapahtumiin. Myös virtuaalitapahtumia, samoin kuin perinteisiä tapahtumia, on mahdollista hyvittää päästöjen ja muiden ympäristöhaittojen osalta, esimerkiksi istuttamalla puita ympäristöhaittojen edestä.

Perinteisessä tapahtumassa isoimman hiilijalanjäljen muodostaa matkustaminen, mikä isoimmissa kansainvälisissä tapahtumissa voi olla mannertenvälistä, äärimmäisen ympäristöä kuormittavaa lentomatkustusta. Virtuaalisessa tapahtumassa niin yleisö kuin puhujat tai muut esiintyjät voivat olla mukana tapahtumassa etänä, jolloin matkustustarpeesta poistuu valtaosa. Vaikka sekä tapahtumasivusto että striimaaminen kuluttavat energiaa, se ei ole vaikutuksiltaan verrattavissa lähellekään lentomatkustuksen päästöihin.

Virtuaalitapahtumista syntyy huomattavasti vähemmän jätettä, kuin perinteisissä tapahtumissa aiheutuu etenkin syömisestä, juomisesta, somistuksesta ja printatusta materiaalista sekä kertakäyttöisistä rakenteista. Oletusarvoisesti on verrattava saman kokoluokan tapahtumia; virtuaalitapahtuman helposta monistettavuudesta johtuen se voi paisua helposti isoksikin tapahtumaksi, vaikka vastaava fyysinen tapahtuma jäisi vain kymmenien ihmisten kokoontumiseksi, ja näin ilmastovaikutuksiltaan pienemmäksi.

Yksi virtuaalitapahtumien suurimmista hyödyistä on eri puolilla Suomea ja maailmaa sijaitsevien henkilöiden saaminen samaan tilaan, samalla kustannuksia ja aikaa säästäen, mutta vaikutukset ovat huomattavia ekologisuuden kannalta. Ihmisten aika on entistä rajallisempaa ja tapahtumiin osallistuminen etänä entistä houkuttelevampaa. Virtuaalitapahtumat mahdollistavat tilanteen, jossa ainoastaan tapahtuman ydinhenkilöt, kuten järjestävän organisaation edustajilta ja esiintyjiltä, tapahtumaan saapuminen edellyttää matkustamista, mutta tapahtuman osallistujat voivat ottaa osaa tapahtumaan kotoa tai työpaikalta käsin, jolloin matkustaminen, niin lentäen, autoin kuin joukkoliikenteelläkin, vähenee merkittävästi. Tämä tulee varmasti jäämään käyttöön myös pandemian kurimuksen jälkeen; niin ekologisuuden, helppouden, kuin aikataulupaineen vuoksi uskomme, että hybriditapahtumat ovat tulleet jäädäkseen – tapahtumasta riippuen varioiden sitä, onko etänä osa puhujista, henkilökunnasta vai muusta yleisöstä.

Virtuaalitapahtuman tuotantoprosessissa on loogista ja luontevaa suosia paikallisuutta; verkossa tapahtuvat tilaisuuden ydinidea on se, että sen vuoksi ei tarvitse matkustaa. Tällöin on loogista valita myös paikallisia palveluntarjoajia, kuten esiintyjiä, tekniikka ja venue. Tällä tavoin on helppo pudottaa kaiken logistiikan tarve minimiin.

Ekologinen virtuaalitapahtuma pähkinänkuoressa

Virtuaalitapahtuma tarjoaa mahdollisuuden tuottaa tapahtuma korostaen sen läpikulkevana teemana vihreitä arvoja. Virtuaaliset tapahtumat edistävät muiden hyötyjensä ohella ympäristöystävällistä liiketoiminnan toteutustapaa: niiden ansiosta vähenee huomattavasti tarve matkustaa pitkin Suomea ja ulkomaita, monissa tapahtumissa syntyvä ruokahävikki, tarve tuottaa usein kertakäyttöiseksi jäävää tapahtumasomistetta ja ajaa rekkalasteittain tekniikkaa kaupungista toiseen. Näistä teemoista puhuminen herättää ajattelemaan omaa toimintaa ja sen ympäristövaikutuksia, sekä toimimaan vihreämpien arvojen mukaisesti esimerkiksi suosimalla vuokrattavia somisteita kertakäyttöisten sijaan.

Herättikö teksti ajatuksia?

Jätä meille viesti, niin jutellaan lisää! Kerromme mielellämme, kuinka teidänkin tapahtumanne voisi toteuttaa virtuaalisesti, tai kuinka fyysisen tapahtuman voi toteuttaa ekologisemmilla valinnoilla! Varaa aika Anniinan kalenterista juttutuokiolle: