Huikeita hybriditapahtumia

Hybriditoteutus ei tarkoita sitä, että tapahtuma vain kuvataan nettiin, vaan se käsikirjoitetaan erikseen, ja tavallaan kuljetetaan kahta tapahtumaa saumattomasti rinnakkain, tarjoten sekä liveyleisölle että etävieraille samoja elementtejä parhaalla mahdollisella tavalla; esimerkiksi yrityksen uuden tuotteen lanseeraustapahtuma suunnitellaan hybridiksi niin, että etäosallistujalle käsikirjoitetaan ja suunnitellaan oma osallistujakokemus ja -polku. Käytännössä tämä voi tarkoittaa esimerkiksi toista juontajaa, joka keskittyy vain etäosallistujiin ja heidän kanssaan vuorovaikuttamiseen yhdessä yrityksen asiantuntijoiden kanssa. Sen, osallistutko tapahtumaan fyysisesti paikan päällä vai etänä, pitäisi olla osallistujakokemuksen kannalta tasa-arvoista.

Hybriditapahtumissa fyysinen tapahtuma striimataan laadukkaasti monikameratuotantona osallistujien ja tapahtuman tavoitteiden mukaisesti suunniteltuna kokonaisuutena. Tapahtuman alusta valitaan siten, että siitä löytyy tarvittavat elementit tapahtuman tavoitteiden saavuttamiseen, kuten esimerkiksi äänestys tai asiantuntijoiden ja myyjien tapaamiset suoraan alustalla. Mahdolliset näytteilleasettajat ja sponsorit voidaan huomioida myös etänä, esimerkiksi videoin tai muulla erikseen toteutettavalla brändätyllä sisällöllä, kuten erikseen suunnitelluilla esittelyillä ohjelmassa tai tauoilla.

Hybriditoteutuksessa ei välttämättä tarvita erillistä tapahtuma-alustaa lainkaan; striimaus voidaan välittää esimerkiksi asiakkaan omissa kanavissa, kuten YouTubessa ja Facebookissa. Tapahtuma-alusta tuo kuitenkin lisähyötyjä joissakin tapauksissa, sillä niiden avulla pystytään hoitamaan esimerkiksi tapahtuman kutsuprosessi save the date -viesteistä aina kiitosviesteihin asti. Tapahtuma-alustalla voidaan myös järjestää suoraan esimerkiksi tapaamisia ja  match making -toimintojen avulla osallistujat voivat löytää tapahtumasta juuri itselleen tai omaan toimintaansa sopivat kontaktit. Näin tapahtuma-alusta toimii hienosti myös esimerkiksi myyjien työkaluna tai osana virkistyspäivän ohjelmanumeroa. Tapahtuman kutsumisprosessiin voidaan tapahtuma-alustan lisäksi käyttää myös erillistä ohjelmaa tai vaihtoehtoisesti asiakkaan nettisivuille voidaan rakentaa oma ilmoittautumis- ja tapahtumasivu, mikäli halutaan ohjata kohderyhmä nettisivuille tutustumaan tapahtuman ohella yritykseen. 

Pandemia-aikana hybriditapahtuma on hyvä pitää vähintäänkin suunnittelussa mukana vaihtoehtoisena ratkaisuna. Mikäli fyysisen tapahtuman henkilömäärää joudutaan rajoittamaan tai tapahtuma joudutaan perumaan, on helpompaa muuttaa tapahtuma täysin etänä tapahtuvaksi virtuaaliratkaisuksi hybridisuunnitelman tuotannon pohjalta.

Mitä hybriditapahtuman toteuttaminen kustantaa?

Hinnoittelu riippuu lopullisesta toteutustavasta, kestosta ja siitä mitä halutaan kuvata. Ammattimaisesti suunnitellut ja toteutetut hybriditapahtumat alkaen 5 000 € + alv lisähintaan fyysisen tapahtuman tuotantokustannuksen lisäksi.

Lataa tarkemmin avattu hybriditapahtuman kustannusesimerkki täyttämällä tietosi oheiselle lomakkeelle:

Haluan kuulla lisää!

Kurkkaa yhteystietomme ja soita, sovi Anniinan kanssa tapaaminen tai jätä meille viesti alla olevalla lomakkeella, niin keskustellaan lisää!

Kerromme mieluusti, millaisen tapahtuman budjetillanne voi toteuttaa, ja millaisia elementtejä kannattaa harkita kohderyhmänne kiinnostuksen herättämiseksi.