Mikä yleinen virhe monesti tapahtumaa suunnitellessa tehdään?

Tapahtuman ei koskaan tulisi olla asia, joka ‘’järjestetään järjestämisen ilosta’’, vaan sen taustalla tulisi olla oikea syy. Sitä, miksi tapahtuma luodaan, kannattaa pohtia syvältä ja useilta eri kanteilta, jotta tapahtumasta saadaan kohderyhmää puhutteleva, sitouttava ja arvoa tuottava. Tällaisilla tapahtumilla on myös kaikki edellytykset nousta kulttimaineeseen ja kasvattaa suosiotaan räjähdysmäisesti.

 

Mikä on yksi yleinen syy, miksi tapahtuma epäonnistuu tai jää valjuksi?

Usein tapahtumien suunnittelun kuulee alkavan siitä, että sellainen ‘’pitäisi’’ järjestää. Pitäisi järjestää henkilökunnan kesäpäivät tai pitäisi pitää get together alihankkijoille. Eli aletaan miettiä, mitä järjestettäisiin ja kenelle. Monesti tässä vaiheessa siirrytään pohtimaan toteutusta ja sen yksityiskohtia. Kuitenkin tärkein vaihe tapahtumasuunnittelussa olisi miettiä, miksi tapahtuma ylipäänsä ollaan järjestämässä. Mikäli kysymykseen ‘’Miksi tämä tapahtuma järjestetään?’’ on haastava vastata, kannattaa tosiaan pysähtyä miettimään, olisiko aika ja energia parempi suunnata toisaalle. Ajattelumallin taustalla on Simon Sinekin Kultainen ympyrä, kaava, joka auttaa ihmisiä ja yrityksiä ymmärtämään perimmäiset syyt ja ymmärryksen toiminnalleen.

 

 

Sinek ohjeistaa ajattelemaan ensimmäiseksi sisintä ympyrää vastaamalla kysymykseen miksi. Miksi teemme mitä olemmekaan tekemässä? Vasta sitten tulisi pohtia kysymystä miten. Miten sen teemme? Lopulta päädytään kysymykseen mitä. Mitä me teemme? Aloittamalla projektin kysymällä miksi, löytyy syvempi merkitys toiminnan taustalla, ja päästään motivaation ja inspiraation lähteille. Tapahtumaa suunnitellessa tämä tarkoittaa, että tapahtuma luo merkityksellisyyden tunteita ja luo yhteenkuuluvuutta.

 

Case-esimerkki 

Siispä miksi Huikea Tapahtumatuotanto toteutti Lojerin 100-vuotisjuhlat?

Kun Lojerin vielä tulossaolevaa juhlavuotta alettiin suunnitella, kääntyi keskustelu nopeasti vain juhlien järjestämisestä siihen, miksi juhlat järjestetään. Syitä juhlaan oli useita, ja ne nivottiin yhteneväiseksi kokonaisuudeksi. Lyhyen tähtäimen tavoite oli halu kiittää ja kunnioittaa niin työntekijöitä, yhteistyökumppaneita kuin alihankkijoita siitä, että 100-vuotinen taival on ylipäänsä ollut mahdollinen ja nousujohteinen. Tämä selkiytti monia valintaprosesseja, joita tapahtumaa varten tehtiin: Millainen esiintyjä toisi kiitoksen näkyväksi työntekijöille? Millainen ohjelma toisi kiitoksen näkyväksi kansainvälisille jälleenmyyjille? Pidemmän tähtäimen tavoite tapahtumalla oli myynnillinen: generoida lisää kauppaa entistä tuottavammin. Jälleen tapahtuman rakennetta oli helpompi miettiä js vslintojs tehdä, kun tavoite tapahtuman järjestämisen syy oli kirkkaana mielessä. Tapahtuman selkeä tavoite toi runsaasti oivalluksia esimerkiksi päivän aloittaneeseen koulutukseen ja läpi päivän esillä olleeseen showroomiin. Erityisesti myynnillisten tapahtumien suunnittelu ja toteutus ovat lähellä meidän Huikeiden sydäntä. Huikea on vuosien ajan järjestänyt messuja ja seminaareja, jonka ansiosta tiimille on kehittynyt todella myynnillinen näkökulma tapahtumasuunnitteluun – eli kuinka tapahtuman avulla voi tehdä kauppaa, tai oikeiden yhteistyökumppanien kanssa keventää kustannuksia niissä tapahtumissa, joilla ei ole myynnillistä tavoitetta.

100-vuotisjuhlien lopputuloksen onnistumiseen vaikutti siis merkittävästi se, että projektitiimillä oli koko tuotantoprosessin ajan mielessä kysymys ‘’Miksi teemme tätä tapahtumaa?’’. Kysymys sisältyi kaikkeen suunnitteluun ja tekemiseen, pienimmistä yksityiskohdista suurempiin kokonaisuuksiin. Tämä synnytty mm. oivalluksia siitä, kuinka yrityksen historiikki punottiin osaksi juontoa viihdyttävällä tavalla, tai kuinka yrityksen kärkituotteen sidottiin mukaan ohjelmaan striimaamalla osa ohjelmasta lavalle Showroomista.

Niin mitä me siis teimme?

Lojerin sadan vuoden kunniaksi järjestimme Tampereella iltagaalan, johon osallistui kutsuvieraita lähes 70 eri maasta, kaikkiaan 400 henkilöä. Juhlistimme upeaa, satavuotista taivalta loisteliaissa puitteissa, hyvän ruuan, musiikin, viihteen ja seuran parissa. Tilaisuus rakentui informatiivisten koulutusten ympärille aamulla, ja huipentui hyvin käsikirjoitettuun, wow-elämyksiä tarjoavaan iltajuhlaan. Punaisena lankana tapahtumassa oli mukana Lojerin tuotteet: sairaalasänkyjä ei välttämättä heti uskoisi hauskaksi ja tyylikkääksi elementiksi hienossa gaalatilaisuudessa, mutta rakentamalla Showroom erikseen aamun koulutukseen palvelemaan informatiivisia tarpeita, ja erikseen iltajuhlaan valaistuna näyttävästi ja kytkemällä se vahvaksi osaksi käsikirjoitusta, se toimi yhtenä juhlan hauskuuttajista. 

 

Lojerin toimitusjohtaja Ville Laineen palaute tapahtumasta oli ylistävä:

“Vuosikymmeniä on kierretty kalliita ulkomaalaisia messuja, ja tällä yksittäisellä 100-vuotisjuhlalla brändin arvo nousi pirusti enemmän kun noilla messuilla yhteensä.” 

-Ville Laine, Lojer, toimitusjohtaja

 

Oli lähtöajatus tapahtuman suhteen millainen tahansa, muista heti aluksi kirkastaa kaikkien projektissa mukanaolevien mieleen MIKSI tapahtumaa ollaan rakentamassa. Kaikilla tarkoittaen tapahtumatiimin ohella myös kaikkia muita tapahtuman kumppaneita, joita ovat mahdollisen tapahtumatoimiston lisäksi esimerkiksi venue, tekniikka, artistit, catering ym. Näin toimien varmistat, että kaikki tehdyt valinnat ovat linjassa Miksi-kysymyksen vastausten kanssa.

 

Kirjoittaja

 

Jatketaanko keskustelua kahvikupillisen äärellä?

Herättikö blogi ajatuksia? Varaa aika kalenteristani, niin jatketaan keskustelua siitä, mitä tällainen ajattelumalli voisi tuoda teidän tapahtumiinne! Tapaaminen ei sido mihinkään.

 

Lue myös: Kokeilevaa ja ketterää – eli lean tapahtumatuotanto

Huikea työskentelee leanilla otteella, jolloin tapahtumanjärjestämisen syyt ja taustalla oleva miksi-kysymys nousevat vielä isompaan rooliin. Lue blogistamme, kuinka liini tapahtumatoimisto toimii, ja miten liinejä toimintamalleja voisi ottaa mukaan omaan tapahtumasuunnitteluun:

Millaista on lean tapahtumatuotanto, ja mitä lisäarvoa se luo?

 

 

---

 

Piditkö kirjoituksesta? Pinnaa se talteen! 📌