Onnistuneiden tapahtumien luominen asiakkaillemme on meille kaikki kaikessa. Seuraavassa blogitekstissä FixTeamin Niina kertoo tilaajan näkökulmasta, kuinka Huikea toteutti yrityksen vuosijuhlat.
Huikea todella lunasti nimensä toiminnallaan!
Huikea-tapahtumatoimisto järjesti yrityksemme vuosijuhlat, jonne oli kutsuttu koko henkilöstö ja jokainen asiakkaamme. Vaikka heti ymmärsin vieraiden määrästä, etteivät omat voimavarat tulisi riittämään tällaisen eventin toteuttamiseen, minua mietitytti aluksi juhlajärjestelyiden ulkoistaminen. Mitä jos ei ymmärretä, mitä haluan tai millaisen fiiliksen tahdon yrityksestämme välittää? Näyttävätkö juhlat meiltä itseltämme, jos suunnittelun toteuttaa jokin ulkopuolinen taho? Entä jos itse toteuttaminen ei suju? Olen aina halunnut yritykseni asioissa orjallisesti pitää kaikki langat tiukasti omissa käsissäni.
Kaikki ennakkoluuloni kuitenkin lyötiin kanveesiin. Varovaiseen ehdotukseeni tapahtuman järjestämisestä tartuttiin heti innostuksella ja Huikeat Anniina sekä Jenna rohkaisivat ehdotuksillaan tarttumaan yhteistyöhön siltä istumalta. Minulla oli heti sellainen olo, että yritykseni tarpeita kartoitettiin huolellisesti ja sen pohjalta rakennettiin tapahtumaa varten erilaisia skenaarioita, jotka aiheuttivat kylmiä väreitä ja ymmärsin, etten koskaan olisi tällaista itse keksinyt saati toteuttanut. Nyt oli oikea meininki!
Alkusysäyksen jälkeen yhteydenpito oli Huikeiden osalta jatkuvaa ja minua pidettiin ajan tasalla uusimmista käänteistä ja ideoista. Mielipiteitäni kysyttiin ennen päätösten tekoa. Asioita alettiin heti toteuttaa ja minä huuli pyöreänä jokaisen puhelun jälkeen ihmettelin, että homma etenee ja minä voin vain nostaa jalkoja pöydälle – tai no, toki omaa työtäni tein ja sainkin keskittyä siihen. Näin työryhmää myös useasti prosessin aikana kasvotusten, mistä välittyi todella henkilökohtainen fiilis. Viikko viikolta juhlat lähestyivät ja koko ajan selvemmäksi kävi, että vuosijuhlista on tulossa juuri meidän yrityksen näköiset ja paljon Huikeammat kuin olin osannut edes pyytää!
Tapahtumapäivä tuli ilman yhtään itse käytettyä työtuntia. Tähän mennessä olin pienempiä juhlia järjestellyt itse ja juhlapäivähän oli aina mennyt tummia silmänalusia perässä kiskoen ja paikasta toiseen juosten myös juhlien aikana. Huikean järjestämiin juhliin saavuin suoraan kampaajalta ja otin vieraita odotellessa lasillisen skumppaa. Pääsin ottamaan itse henkilökohtaisesti vieraitani vastaan ja juhlien edetessä pystyin huomioimaan kaikki tasapuolisesti ja ottamaan kaiken hyödyn tapahtumasta irti, sillä Huikeat hoitivat kaiken narikasta tapahtuman juontamiseen. Tämä jos mikä oli luxusta aiempaan häsäämiseeni verrattuna.
Kaikissa tapahtumissa on oltava vähintään yksi haaste ja meillä se oli tapahtumapaikan äänitekniikan kehno laatu. Tämä oli täysin juhlapaikan syytä ja Huikea palvelu jatkui vielä juhlien jälkeenkin, kun asia reklamoitiin puolestani ja saimme vähän pienemmän laskun tilasta. Hanskat eivät siis tippuneet tapahtumapäivänkään jälkeen, mitä arvostin todella paljon ja tässäkin asiassa ajateltiin ensisijaisesti minun eli asiakkaan parasta!
Huikean yhteistyökokemuksen jälkeen olen todennut, että enhän tekisi yritykseni kirjanpitoakaan itse, vaan ulkoistan sen tietenkin ammattilaiselle. Miksi en ulkoistaisi tapahtumanjärjestämistä? En ymmärrä siitä yhtään sen enempää kuin siitä, mikä maksutapahtuma kirjataan millekin tilille. Ehdottomasti kannustan jatkossa myös verkostojani ajattelemaan näin ja Huikeat saavat meidän yritykseltämme 6/5 suosituksen!
Kirjoittaja
Niina Ahlgren, Yrittäjä, FixTeam
Lue myös!
Mitkä 10 asiaa kannattaa huomioida yleisötapahtuman järjestämisessä?
