Oikeiden yhteistyökumppaneiden kanssa tapahtumasta tuottava investointi

Huikea Tapahtumatuotanto on erikoistunut myynnillisiin tapahtumiin. Tarvittaessa Huikea toteuttaa vain osan tapahtumasta, kuten tapahtuman kumppanihankinnan. Huikealla on vuosien kokemus messutapahtumista, joissa kaupallisuus on läsnä jokaisessa kohtaamisessa, ja tapahtumien tavoite on myynnin tuottaminen. Tiedämme millaisia haasteita myynnillisen tapahtuman tavoitteiden toteuttamisessa voi olla, ja kuinka ne taklataan. Merkittäviksi haasteiksi saattaa nousta esimerkiksi keskikaupan koon kasvattaminen, prospektoinnin laatu tai ostonesteiden purkaminen. Huikean ammattilaisten päivittäiseen työhön ei kuulu vain näiden asioiden laadukas tekeminen, vaan työskentelyn hiominen jatkuvasti entistä timanttisemmiksi. 

Kumppanihankinta on kriittinen osa monenlaisia tapahtumia, kuten messuja, joissa merkittävä osa tapahtuman tuotosta ja tuloksesta on riippuvainen kumppanihankinnan onnistumisesta. Kumppanihankinta on investointina äärimmäisen tuottava, ja jokainen tapahtuman yhteistyökumppani vie tapahtumaa lähemmäs sen taloudellisia tavoitteita.

Sponsori- ja yhteistyökumppanihankinnan ulkoistamisella voidaan ratkaista monenlaisia ongelmia. Tässä muutamia kuulemiamme:

Aina kesken loppuva aika – kumppanihankinnan tuloksekkuudessa avainasemassa on siihen keskittyminen. Tuloksia ei synny, jos kumppanihankinta on ‘’pakollinen paha’’ muiden työtehtävien joukossa, jolle aikaa liikenee tunti sieltä toinen täältä.

Tuottavuuskulma on tärkeä osa tapahtumaa: osa tapahtumista on itsessään liiketoimintaa, osa tapahtumista on myynnin ja markkinoinnin työkaluja, mutta molempia yhdistää tuloksellinen tavoite. Kumppanihankinta mahdollistaa uudenlaisia tuloksentekopaikkoja myös esimerkiksi henkilöstötapahtumiin ja asiakastilaisuuksiin.

Myyntimateriaalit eivät toimi, jos ne koostuvat teknisistä yksityiskohdista ja jättävät ostajalle kysymyksiä. Materiaalit tekevät työtä puolestaan, kun niissä on huomioitu oikein tapahtuman hyödyt ja kohderyhmän intressit. Monesti myöskään pelkkien sähköpostien lähettäminen ei tuota tulosta, vaikka materiaalit olisivat timanttiset, vaan tarvitaan useita henkilökohtaisia yhteydenottoja puhelimitse kauppojen kotiuttamiseksi.

Valittu markkinointistrategia ei toimi. Esimerkiksi messuosallistumisen hyödyt on mahdollista toteuttaa ja maksimoida omalla, myynnillisellä tapahtumalla, jos messuille on luotu toimivia myyntitaktiikoita, mutta messujen vaikuttavuus ei kuitenkaan ole riittävä tai yhden panostuksen alle haluttaisiin tarjollaolevista messuista poikkeava kohderyhmä. Synergiaetuja tuovien kumppanien avulla voidaan maksimoida myös kustannustehokkuus.

Rajalliset henkilöstöresurssit johtavat monesti hienojen ideoiden rajallisiin toteutusmahdollisuuksiin, mutta ongelma voidaan kiertää ostamalla kumppanihankinta palveluna, jolloin omia resursseja ei tarvitse kiinnittää tapahtuman mahdollistavan kumppanihankinnan suunnittelu- ja myyntityöhön, vaan voi keskittyä täysipainoisesti tapahtuman tuotantoon.

Kuva Huikean tuottamilta messuilta. Messuille osallistui lähes parisataa näytteilleasettajaa, joilta tapahtuman jälkeen kuultiin kommenttina mm. toistuvia kehuja siitä, kuinka iloinen ilmapiiri messuilla oli, niin kävijöiden, näytteilleasettajien kuin henkilökunnan osalta.

Huikealle on ensiarvoisen tärkeää luoda näytteilleasettajille mietitty ja toimiva kokonaisuus läpi koko messuprojektin, joka kestoltaan on useita kuukausia alkaen ensimmäisestä yhteydenotosta kiitosviesteihin ja palautekyselyihin, eli se ei rajoitu vain itse tapahtumapäiviin. Panostamme henkilökohtaiseen palveluun, ja myös huikea tiimimme kerää paljon kiitoksia, kuten asiakkaan spontaani palaute ‘’Kanssasi on ollut äärettömän mukava keskustella puhelimitse – äänesi kertoo ammattimaisuudesta, ystävällisyydestä ja paljon muusta, jota arvostan ihmisissä paljon.’’ . Tarvittaessa Huikea suunnittelee ja toteuttaa messut alusta loppuun, budjetoinnista palautekyselyihin. Vaihtoehtoisesti kumppanihankintaan voi liittää myös muita osatoteutuksia, kuten messurakenteet rakentamisineen ja purkuineen.

Huikealla on myynnillinen ote tapahtumasuunnitteluun riippumatta siitä, millaista tapahtumaa ollaan tekemässä. Kumppanihankinnan voi yhdistää esimerkiksi järjestettäviin messuihin, joissa kumppanit ovat näytteilleasettajina tapahtumien keskiössä. Vaihtoehtoisesti kumppanuusajattelua voi hyödyntää vähemmän ilmiselvissä yhteyksissä iltajuhlista koulutuksiin, joissa kumppanit ovat jakamassa tapahtuman kuluja tavoittamassa kohderyhmäänsä, kuitenkaan viemättä huomiota tapahtuman pääaiheelta. 

Kumppanit voivat olla esillä niin perinteisin ständein, kuin verkossa, tuotelahjoina, puheenvuoroina tai osana tapahtumailmettä.

Kuinka kumppanihankinta tapahtuu käytännössä?

Projekti alkaa tavoitteiden määrittelyllä ja tapahtumakonseptin mahdollisuuksia tutkimalla. Yhdessä käydään läpi, mitä kumppaneilta halutaan, millaista vastavuoroisuutta tapahtumalla on tarjota, millaisen kohderyhmän tapahtumakävijät muodostavat ja millaisia houkuttelevuustekijöitä tapahtumassa on. Tämän pohjalta luodaan tapauskohtaisesti myytävät kumppanuuspaketit sisältöineen ja hintoineen sekä juuri niiden myyntiin toimivat materiaalit, kuten myyntiviestit, pakettien kuvaustekstit ja pohjakartat, sekä koostetaan potentiaaliset kohderyhmät. Palvelun hintaan vaikuttaa valitun kohderyhmän koko. Kontaktoitavien määrä katsotaan aina tapauskohtaisesti mm. tapahtuman, tavoitteiden ja kohderyhmän mukaisesti. Lähtökohtaisesti myyntityö tapahtuu puhelimitse ja sähköpostitse.

Vaihe 1 Kumppanihankinta: Suunnittelu

Suunnittelupaketti sisältää kaiken kohderyhmien kartoittamisesta myyntispiikin kirjoittamiseen Huikean toteuttamana:

• Aloituspalaveri
• Potentiaalisten yhteistyökumppanien kartoittaminen ja kontaktilistojen koostaminen
• Myytävien kumppanipakettien kevyt tuotteistaminen
• Sähköposticopy
• Muu mahdollinen myyntimateriaali, kuten pohjakartta, toimitusehdot ja tilausvahvistus 
• Puheluiden myyntitekstin kirjoittaminen
• Kaiken materiaalin ja prospektien hyväksyttäminen asiakkaalla sekä tarvittavat muutokset
• Asiakkaalle toimitettava kevyt loppuyhteenveto projektista

Hinta 3500 € + alv

Mikäli yo. materiaalit on jo olemassa, ja ne on toimivaksi todettu, voidaan suunnitteluvaihetta tehostaa ja aloittaa suoraan vaiheesta 2.

Vaihe 2 Kumppanihankinta: Myynti

Myyntiprosessi hinnoitellaan aina tapauskohtaisesti, hinnan määräytyessä tarvittavien kontaktointimäärien mukaan. Kontaktoitavien määrään vaikuttaa mm. tapahtuma ja sen tavoitteet sekä kohderyhmän koko.

Alla esimerkkejä aiempien projektiemme hinnoista. 

Case1

Halutulle ja tiukasti rajatulle kohderyhmälle järjestettävät ammattimessut ja erillisiä koulutuspäiviä, joille oli tavoitteena myydä 50 näytteilleasettajaa messuille ja 20 yhteistyökumppania koulutuksiin. Hinta sisälsi 500 yrityksen päättävän henkilön kontaktoinnin. 

Hinta 24 400 € + alv

Case2

Kuluttajille suunnattuun urheilutapahtumaan yhteistyökumppanien hankinta, jossa tavoite oli 10 yhteistyökumppania. Hinta sisälsi 100 päättäjän kontaktoinnin.

Hinta 4000 € + alv

Kumppanihankinnan tuotot ja taloudelliset vaikutukset tapahtumassa ovat riippuvaisia yhteistyöpakettien hinnoittelusta, joka katsotaan aina yhdessä tapauskohtaisesti. Huikealle hinnoittelun lähtökohtana on aina tapahtuman tavoitteet, joiden toteutumisen tulee olla realistinen päämäärä, oli tavoitteena sitten tapahtuman tuotantobudjetti kokonaisuudessaan tai vain osittain.

Erilaisin brändisisällöin toteutettuna yhteistyökumppanit tuovat parhaimmillaan tapahtumaan kiinnostavaa sisältöä kävijöille, joka voi olla tilanteesta riippuen hyvinkin viihteellistä tai tiukan asiapitoista. Samaan aikaan kumppanit jakavat tapahtuman kustannuksia, tuoden taloudellista etua tapahtuman järjestävälle taholle ja kasvattaen investoinnin tuottoa.

Vaikka kumppanihankinta olisi aiemmin tuntunut vaivalloiselta, voi haasteet monesti olla kiinni pienistäkin yksityiskohdista, jotka kuntoon hiomalla myyntiprosessi saa aivan uudenlaista nostetta. Esimerkiksi ulkopuolinen osaa usein tunnistaa ja nostaa esiin tapahtuman hyödyt paremmin, kuin tapahtuman parissa päivittäin työskentelevä, jolle moni potentiaalinen myyntiargumentti saattaa olla liian itsestäänselvä, jotta sitä osattaisiin hyödyntää oikein.

Koska aloitetaan?

Kumppanihankinta on hyvä aloittaa yllättävänkin varhaisessa vaiheessa tapahtumasuunnittelua. Ketterästi toteutettuna se ei vaadi valmiiksi hiottua tapahtumaa, vaan saattaa jopa osaltaan toimia työkaluna tapahtumakonseptin kehittämisessä. Suuremmat markkinointipäätökset ajoittuvat myös monesti tiettyihin aikoihin vuodesta, jolloin työskentely tehostuu, kun tämä päästään huomioimaan.

Aloittaa voidaan vaikka heti, ota yhteyttä niin sovitaan kartoituspalaveri! Tapaaminen ei velvoita vielä mihinkään, vaan voimme käydä läpi, millä tavalla kumppanihankinta tukisi juuri teidän tapahtumaanne. Saat meidät kiinni monella tapaa: katso yhteystietomme, varaa aika suoraan kalenteristamme tai jätä viesti lomakkeen kautta: