Virtuaalitapahtumat

Virtuaalitapahtumien suurimpana hyötynä on mahdollisuus saavuttaa paljon laajempi yleisö kuin fyysisellä tapahtumalla ja vieläpä ekologisesti sekä asiakkaan aikaa säästäen. Kun kiireinen kohderyhmä harkitsee tapahtumaosallistumista, on matalampi kynnys osallistua heille kohdennettuun ja räätälöityyn virtuaalitapahtumaan oman työhuoneen näytöltä kuin lähteä ruuhkiin matkustamaan.

Huikea Tapahtumatuotanto on erikoistunut eritoten myynnillisiin tapahtumiin, eli siihen, mitä asioita tulee huomioida konseptoinnissa ja käsikirjoittamisessa, jotta tapahtuman myyntitavoitteet varmasti toteutuvat. Kuten tapahtumissa ylipäänsä, erityisesti virtuaalitapahtumien kohdalla tapahtumapäivä itsessään on vain jäävuoren huippu, joka on vain osa koko kävijäpolkua tapahtumakonseptin tavoitteiden toteutumista. Tuleva virtuaalitapahtuma antaa B2B-puolella syyn olla yhteydessä kohderyhmään ennen tapahtumaa ja kertoa tulevasta tapahtumasta ja osallistumisen hyödyistä. Tapahtumamarkkinointia voidaan tehdä monikanavaisesti budjetin ja kohderyhmän mukaisesti ja tapahtumapäivän jälkeen rekisteröityneet kontaktoidaan uudestaan ja sovitaan jatkotoimenpiteistä. Virtuaalitapahtuma on oiva työväline esimerkiksi myyjille. Virtuaalitapahtumasta saa myynnin tueksi esimerkiksi videoita, kuvia tai vaikka virtuaalisen showroomin, joka jää myyjien työkaluksi myös tapahtuman jälkeen.

Virtuaalitapahtumat voivat olla vuorovaikutteinen kokonaisuus livestreamista ennakkoon nauhoitettuihin esityksiin ja puheenvuoroihin erilaisilla tapahtuma-alustoilla toteutettuna. Tilaisuudessa voi olla esityksiä ja puhujia suorana virtuaalistudiosta, jossa taustalle on luotu tavoitteiden mukainen sisältö green screen -teknologiaa käyttämällä. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää hyväksi valmiita 3D-maailmoja tai luoda toimijan omaan, täysin kuvitteelliseen 3D-maailmaan sijoittuva kokonaisuus. Budjetti, kohderyhmä sekä tavoite määräävät mikä kokonaisuus virtuaalitoteutuksissa toimii parhaiten.

Tapahtumien toteutuksissa asiakkaan tulisi olla aina keskiössä, pitäen tapahtumasuunnittelun punaisena lankana sen, mitä tapahtuman kohderyhmä sisällöltä ja konseptilta toivoo, ei se mitä tekniikka mahdollistaa tai tapahtuman järjestjätaho tahtoo tiedottaa. Ammattitaitoisen tapahtumatoimiston käyttö tuo myös takuuvarmasti kustannussäästöjä, koska ammattilainen osaa arvioida, mihin asioihin lopputuleman kannalta tulee panostaa ja missä asioissa vastavuoroisesti tarpeen mukaan voi pihistää kustannustehokkaimman lopputuleman saavuttamiseksi.

Huikea ei ole tapahtumatoimistona sitoutunut tiettyihin yhteistyökumppaneihin, kuten tekniikkatoimittajiin tai ohjelmatoimistoihin, vaan suunnittelemme aina tavoitteen, budjetin ja kävijöiden mukaisesti parhaan mahdollisen kokonaisuuden. Kauttamme saat niin tapahtuman konseptin, sisällöt sekä teknisen toteutuksen ja tarvittavat ohjelmistot yhteistyökumppaneilta, jotka ovat toteuttaneet virtuaalitoteutuksia jo vuosia. Virtuaalitapahtumien viestintää ja markkinointiin tulee käyttää erityistä huomioita, niin että tapahtumaan käytetty aika voittaa kohdehenkilön kaikki muut suunnitelmat ja tapahtumaan osallistumisesta tehdään mahdollisimman helppoa ja vaivatonta.

Meiltä on useasti kysytty esimerkiksi myynnillisten virtuaalitapahtumien hyötyjä videoihin nähden. Toki virtuaalitapahtumissa käytetään myös paljon videoita, ne eivät sulje toisiaan pois. Videot voivat toimia osana virtuaalitapahtumaa, kuten alussa, tauoilla ja lopussa. Virtuaalitapahtumissa asiakkaalle tarjotaan vuorovaikutteinen elämys ja osallistumisen mahdollisuus myyntitilanteessa. Brändin näkökulmasta virtuaalitapahtuman järjestäminen luo kuvaa edelläkävijyydestä markkinoinnillisissa toimenpiteissä.

Huikea Tapahtumatuotanto voi suunnitella koko virtuaalitapahtumakokonaisuuden, tai voimme tarpeenmukaisesti olla avuksi jossain yksittäisessä osassa, kuten esimerkiksi tapahtuman käsikirjoituksessa. Käsikirjoitus on yksi virtuaalitapahtumien tärkeimmistä yksittäisistä alueista, sillä ilman tavoitteiden mukaisesti tehtyä käsikirjoitusta tapahtumalta putoaa pohja pois. Ilman hyvää käsikirjoitusta virtuaalitapahtumasta tulee levoton ja tärkeimmät asiat unohtuvat helposti lopullisessa toteutuksessa ja jäävät pois kohderyhmälle suunnatuista ydinviesteistä. Virtuaalitapahtumien haasteena on kiinnostava ja tarkka markkinointiviestinnän kohdentaminen ja sisällön suunnitteleminen niin puhuttelevaksi, ettei huomio herpaannu muihin toimiin tapahtuman aikana. Jos tapahtuma ei tempaa mukaansa, se on liian helppo jättää pyörimään yksinään taustalle, tai sen katselu suorana skipataan kokonaan olettaen, että tapahtumasta tulee tallenne. Tallenteet jäävät myös herkästi katsomatta koska ne ovat ikään kuin tallessa sähköpostissa ja asiaan palaamista on liian helppo lykätä.

Katso virtuaalitapahtuman kuvauspäivän lomassa kuvattu video, jossa Anniina keskustelee virtuaalitapahtumista Maikki Median juontaja Tuuli-Elina Ruuskasen kanssa. Videolla Tuuli-Elina kertoo mm. miten kameralle esiintyminen eroaa yleisölle esiintymisestä, ja Anniina valottaa virtuaalitapahtumien budjetin vaikutusta tapahtuman lopputulokseen.

Mistä lähteä liikkeelle virtuaaliviidakossa?

Alkuun tulisi miettiä erittäin tarkkaan tapahtuman tavoite eli mitä konkreettisia asioita tapahtumalla halutaan saavuttaa? Eli tulisi vastata kysymykseen miksi tapahtuma järjestetään? Kohderyhmän pöyhimiseen kannattaa panostaa esimerkiksi tekemällä asiakasprofiilit, jolloin saadaan kohdennettua viestintä ja sisältö oikein. Vasta, kun tavoitteet ja kohderyhmä ovat kirkkaina mielessä siirrytään erilaisten elementtien ja oikeanlaisen sisällön suunnitteluun. Eli miten tapahtuma järjestetään? Mitkä ovat ne tärkeimmät elementit, jotta asetetut tavoitteet täyttyvät esimerkiksi verkostoitumismahdollisuus, sponsorien esittelyt, myyjien tapaaminen? Suunnittelun viimeinen vaihe on mikä lopullinen ratkaisu on ja mistä eri osista se budjetin mukaisesti koostuu?

Tämän hetken suosituin ammattimainen virtuaalitapahtuma koostuu striimistä, joka välitetään erilaisten alustojen tai esimerkiksi yrityksen oman nettisivun kautta kohderyhmälle. Lähetys voi koostua esimerkiksi livestreamista ja osittain ennakkoon kuvatuista videoista tai jopa täysin ennakkoon kuvatusta materiaalista, jolla luodaan illuusio livelähetyksestä tapahtumapäivänä. Tällainen kokonaisuus maksaa noin 20 000-40 000€ + alv, riippuen tapahtumaan halutuista elementeistä ja markkinoinnista.

Ammattimaisesti toteutettujen virtuaalitapahtumien, jotka sisältävät monikameratuotannon, studion, juontajan ja käsikirjoituksen, alkaen-hinnat ovat 5000 €, ja siitä ylöspäin aina noin 150 000€ asti. Hintahaarukan loppupäässä lopputulema voi olla esimerkiksi toimijan oma pelillinen 3D-maailma tai yksityiskohtaisesti 3D-mallinnettu showroom sisältäen lanseeraustapahtuman green screen -studiosta kuvattuna. Erilaisilla alustoilla ja elementeillä voidaan saavuttaa erilaisia tavoitteita. Lopputulos ei ole kiinni budjetista, mutta budjetti vaikuttaa paljolti siihen minkälaista konseptia tapahtumassa on mahdollista käyttää.
Tapahtuma on aina suuri ajallinen ja rahallinen panostus. Tapahtumatoimiston rooli virtuaalitapahtumien konseptoinnissa on suunnitella ja varmistaa kohderyhmän huomion kiinnittäminen ja konseptin asiakaskokemus ensimmäisestä Save the date -huomiosta aina seuraavan tapahtuman suunnitteluun asti.

Hybriditoteutukset

Hybriditapahtumat ovat erittäin suosittuja vaihtoehtoja, jotka yhdistävät sekä fyysisten että virtuaalitapahtumien parhaat puolet. Hybriditoteutuksessa voidaan oman käsikirjoituksen kautta ottaa mukaan kaikkia samoja elementtejä kuten fyysisessä tapahtumassa. Ohjelmasta kuvataan monikameratuotantona laadukas stream, alusta suunnitellaan tarvittavien elementtien mukaisesti ja otetaan näytteilleasettajat ja sponsorit huomioon myös etänä. Tarvittaessa myös tapaamiset voidaan hoitaa alustan kautta. Hybriditoteutuksessa ei välttämättä tarvita erillistä alustaa; striimi voidaan näyttää esimerkiksi asiakkaan omissa kanavissa, kuten YouTubessa ja Facebookissa. Nettisivuille voidaan myös rakentaa oma ilmoittautumis- ja tapahtumasivu, mikäli halutaan ohjata kohderyhmä omille nettisivuille. 

Pandemia-aikana hybriditoteutus on hyvä pitää vähintäänkin suunnittelussa mukana vaihtoehtoisena ratkaisuna. Mikäli fyysinen tapahtuma joudutaan perumaan, on helpompaa muuttaa tapahtuma virtuaaliratkaisuksi hybridisuunnitelman pohjalta. Fyysisen tapahtuman lisäksi suunnitellaan virtuaalitoteutus, joka voi olla kaikille halukkaille avoin tai salatulla alustalla vain erikseen kutsutuille henkilöille. Hinnoittelu riippuu lopullisesta toteutustavasta, kestosta ja siitä mitä halutaan kuvata. Hybriditoteutus monikameratuotantona fyysisen tapahtuman hinnan lisäksi alkaen 5 000€ + alv.

Virtuaaliset 3D-ympäristöt

Virtuaalinen ympäristö voi joko pyrkiä jäljittelemään jotakin todellista ympäristöä tai se voi luoda täysin kuvitteellisen ympäristön. Useimmat virtuaalitodellisuuden ympäristöt perustuvat lähes kokonaan visuaaliseen vaikutelmaan, joka luodaan tietokoneen näytölle. Onnistuneen virtuaalitapahtuman järjestämisessä on tärkeää ottaa huomioon erityisesti sisältö, esiintyjät ja yleisö sekä saada aikaan kaikille osallistujille miellyttävä kokemus. Virtuaalisen ympäristön suunnittelussa on tärkeää huomioida käyttöliittymä, joka vaikuttaa osallistujakokemukseen. 3D-ympäristön erillinen rakentaminen on iso investointi, mutta helposti monistettavissa kustannustehokkaasti tuleviin tapahtumiin.

Ympäristö tarvitsee tehdä vain kerran, jonka jälkeen sitä voi käyttää moneen muuhunkin tarkoitukseen ja monistaa pienin muutoksin esimerkiksi tuleviin tapahtumiin. 3D-maailma voi olla joko osallistujien koettavissa avattaren välityksellä omatahtisesti tai esimerkiksi kustomoitu 3D-tapahtuma, jota vain seurataan omalta päätteeltä. 3D-mallintaminen maksaa konseptista riippuen noin 15 000 – 30 000€ + alv ja web-kehitys noin 10 000 – 25 000€ + alv. Tämän lisäksi tulevat mahdollisesti studiokulut, halutut elementit, konseptin suunnittelu, käsikirjoitus ja tapahtumamarkkinointi.

Esimerkkejä erilaisista virtuaalitapahtumista

Alla on lueteltu muutamia virtuaalitapahtumien teemoja, jotka Huikea räätälöi aina asiakkaan tavoitteen, budjetin ja kohderyhmän kannalta sopivimmaksi paketiksi.

• Työntekijöille suunnatut tapahtumat, kuten virtuaalipikkujoulut tai kesäjuhlat. Tiimihengen luominen on näinä aikoina haastavampaa kuin ennen ja siihen tuleekin kiinnittää erityistä huomioita. Firman kesäjuhlat, rapujuhlat tai pikkujoulut voidaan järjestää hauskalla ja osallistavalla tavalla erilaisissa virtuaalisissa ympäristöissä. Yhdessä voidaan esimerkiksi kirjoittaa pikkujouluihin roustaus-joululaulu tai järjestää oluenmaistelu asiantuntijan johdolla ja koomikolla höystettynä. 
• Asiasisältöinen webinaarisarja, jossa käydään eri aihealueita läpi ja esimerkiksi koulutetaan alihankkijoita. Webinaari voi sisältää erilaisia äänestyksiä ja videoita sekä asiantuntijapuheenvuoroja.
• Virtuaalinen rekrytointitapahtuma on kustannustehokas tapa järjestää esimerkiksi vuorovaikutteisia ryhmähaastatteluja sekä yksittäishaastatteluja. Tapahtumassa voi olla esimerkiksi työntekijöiden kertomuksia kyseisessä firmassa työskentelystä ja mahdollisuus jättää video-cv rekrytointivastaaville.
• Virtuaalimessut toimivat tarkkaan rajatulla aiheella ja kohderyhmällä. Yhteistyökumppanit voivat osallistua erilaisilla virtuaaliständeillä ja itse tapahtuman ohjelmassa erilaisin tietoiskuin ja videoin. Sponsorien, yhteistyökumppaneiden ja ständipaikkojen määrällä on kuitenkin omat kannattavat rajansa ja niiden houkuttelevuuteen ja löydettävyyteen tulee kiinnittää erityistä huomioita.

Myynnilliset virtuaalitapahtumat

Huikea Tapahtumatuotanto on erikoistunut eritoten myynnillisten tapahtumien suunnitteluun. Tiedämme, mitä etämyyntiprosessissa tulee kokonaisvaltaisesti huomioida, jotta saavutetaan toivottu lopputulos asiakkaan kannalta. Virtuaalitapahtumissa voidaan samalla tuottaa myös paljon materiaalia markkinoinnin ja myynnin tueksi esimerkiksi videoita ja kuvia.

Mikäli uutuustuote tai palvelu halutaan saada mahdollisimman nopeasti ja innostavasti esiteltyä tarvittavalle kohderyhmälle ennen kuin kilpailijat ehtivät ensin tai asia on jo niin sanotusti vanhentunut, on suositeltavaa järjestää virtuaalinen lanseeraustapahtuma kohdeyleisölle. Virtuaalitapahtumaa varten rakennettu suunnitelma toimii myyjien etätyökaluna, jossa asiakaskokemus ja jopa tapaamiset rakentuvat tarpeenmukaisesti täysin virtuaaliseen ympäristöön. Lanseeraustapahtuman voi järjestää monistettavasti kohdennettuna eri kohderyhmille kuten asiakkaille tai alihankkijoille.

Haluan kuulla lisää!

Kurkkaa yhteystietomme ja soita, sovi Anniinan kanssa tapaaminen tai jätä meille viesti alla olevalla lomakkeella, niin keskustellaan lisää!

Kerromme mieluusti, millaisen tapahtuman budjetillanne voi toteuttaa, ja millaisia elementtejä kannattaa harkita kohderyhmänne kiinnostuksen herättämiseksi.