Lue nämä 10 steppiä ennen kuin aloitat seuraavan tapahtuman suunnittelun! Alla oleva lista on yleiskatsaus tapahtumasuunnittelun vaiheista, jotka kannattaa huomioida suunnitellessasi yleisötapahtumaa. 

 

1 Mieti tarkkaan tapahtuman tavoitteet

Ensimmäinen askel on luoda konkreettinen tavoite, eli miksi järjestät tapahtuman ja mitä toivot tapahtumalla saavuttavasi? Tavoite on helpompi saavuttaa, kun se on tarkasti määritetty. Tapahtuman tavoite voi olla esimerkiksi lipputuotto, kaupanteko, liidit, tunnettuus, onnistunut lanseeraus…

 

2 Kokoa tiimi

Jokainen tapahtuma on tulos siitä, kuinka hyvin tapahtumatiimiläiset yksilöinä suoriutuvat omista vastuualueistaan, niin kokonaisuuden kuin yksityskohtien osalta. Jaa eri vastuualueet huolellisesti, kuten:

  • tapahtumapaikan hallinta
  • tapahtumatekniikka
  • somisteet
  • ruoka ja juoma
  • viihde
  • media
  • sponsorit
  • vapaaehtoistyön hallinta

 

3 Aseta päivämäärä

Päivämäärä saattaa jo olla ennalta määritetty toistuvaan tapahtumaan, mutta jos tapahtuma järjestetään ensimmäistä kertaa, varmista seuraavat asiat ennen päivämäärän vahvistamista:

  • Anna itsellesi tarpeeksi aikaa! Ihannetapauksessa sinulla olisi aikaa suunnitella tapahtumaa 6-8 kuukautta, tapahtuman luonteesta ja koosta riippuen.
  • Ole tietoinen lakisääteisistä ja uskonnollisista vapaapäivistä
  • Tarkista muiden tapahtumien ajankohdat
  • Lähtökohtaisesti vältä koulujen loma-aikoja, kuten talvi- ja kevätlomat
  • Tarkista päivämäärät tärkeimpien osanottajien – esimerkiksi yhteistyökumppaneiden, esittelijöiden ja VIP-vieraiden kanssa.

4 Erotu muista tapahtumista

Jos haluat, että tapahtuma erottuu, sinun on valittava ajankohtainen ja vaikuttava teema, joka erottaa sinut kilpailijoista. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun on kehitettävä dynaaminen kokonaisteema.

 

5 Luo suunnitelma

Tämän suunnitelman tulisi kattaa kaikki tapahtuman osat, kuten:

  • Paikka-, logistiikka- ja ateriapalvelut (sopimukset, luvat, vakuutukset jne.)
  • Tekniikka / esittelijät (tunnistaminen, vahvistaminen, logistiikka ja hallinta)
  • Toiminta / viihde
  • Julkisuus / mainonta (verkossa ja sen ulkopuolella, esimerkiksi: verkkosivu ja online-mainonta, tapahtumakalenterit, painetut ohjelmat, tiedotusvälineet, kyltit, sosiaalinen media jne.)
  • Rekisteröinti (verkko-ilmoitus, maksu ja seuranta, paikan päällä tapahtuva sisäänkirjautuminen jne.)
  • Sponsorien / kumppanien hallinta

 

6 Määritä hallinnolliset prosessit

Miten aiot seurata suunnittelua, ilmoittautumista, budjetteja, vieras- ja puhujalistoja jne.?

Hyviä työkaluja ovat esimerkiksi Slack tai Trello sekä Googlen tarjoamat palvelut, kuten Google Drive.

7 Tunnista ja luo kumppanuudet ja sponsorit

Olisiko olemassa yhteistyötahoja, joiden kanssa voisit järjestää tapahtuman yhdessä tai pyytää sponsorointia kustannusten kattamiseen ja mahdollisen osallistumisen lisäämiseen? Kun osallistat muita sidosryhmiä tapahtumaasi, he voivat auttaa sinua sanan levittämisessä ja tapahtuman onnistumisessa.

 

8 Luo julkisuussuunnitelma

Tuo tapahtumasi julki nettisivuilla, uutiskirjeessä tai sähköpostilla ja luo sitten online- ja offline-mainonta. Laadi lehdistötiedoite ja kontaktoi sopivat mediat. Mikään suunnitelma ei ole täydellinen ilman tapahtuman jälkeistä kiitosta.

 

9 Luo talousarvio

Budjetissa on oltava arviot kaikista tärkeimmistä kohteista, jotka on yksilöity tapahtumasuunnitelmassasi. Älä unohda sisällyttää matka- tai majoituskustannuksia puhujille, esiintyjille jne. Muista varautua myös kustannusylityksiin.

 

10 Määritä arviointiprosessi

Miten määrität, onko tapahtuma menestys? Mittaatteko menestystä rekisteröityjien tai osallistujien määrän mukaan vai onko menestys sidottu vieraiden fiiliksiin tapahtumasta? Kun asetat alussa tavoitteet, sinun on myös harkittava, miten arvioit tapahtuman menestystä. Esimerkiksi jos tapahtumasi tavoitteena on kasvattaa tunnettuutta, on hyvä vertailla ja kerätä tietoja sosiaalisen median aktiivisuudesta mainonnan ja muun markkinoinnin ohella.

 

Kirjoittaja

Yrittäjä, Huikea Tapahtumatuotanto

040 576 8761 | anniina@huikea.net

 

Lue myös!

Millaista palautetta saimme asiakkaaltamme järjestämistämme vuosijuhlista?